Vorlage für Projektarbeitsanweisung
Sie können anhand der Vorlage die Ausführung sowohl allgemeiner als auch branchenspezifischer Arbeitsprojekte erklären. Sie haben darin Platz, um Ziele, Aktionen und Aufgaben sowie Namen und Beschreibungen aufeinanderfolgender Aufgaben zu dokumentieren. Diese Vorlage gibt Ihnen die Freiheit, Anweisungen zu einer Vielzahl von Projekten zu geben, ist jedoch gezielt genug, um Struktur zu schaffen und die Geschäftskommunikation zu verbessern.
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Vorlage für Arbeitsanweisungen für das Bauwesen
Mit dieser Vorlage können umfassende, logische Anweisungen für ein Bauprojekt oder einen Bauprozess erstellt werden. Mit Feldern für das Festhalten einzelner Schritte, des voraussichtlichen und tatsächlichen Abschlussdatums, des Hauptproduktionszeitplans und der Genehmiger bietet diese Vorlage den Überblick über alle erforderlichen Details für einen bestimmten Bauprozess.
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Vorlage für Arbeitsanweisungen
Mit dieser Vorlage kann ein grundlegender Arbeitsprozess mit detaillierten Anweisungen dokumentiert werden. Anhand dieser Vorlage skizzieren Sie die Anweisungen für eine Vielzahl von Arbeitsprozessen. Sie können darin den Aufgabentitel, die für die Aufgabe verantwortlichen Personen, nummerierte Schritte und Listen sowie erwartete Ergebnisse aufführen. Diese einfache, anpassbare Vorlage hilft Ihnen, die Kommunikation zwischen Teams zu optimieren und so für Konsistenz und Transparenz zu sorgen.
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Vorlage für Arbeitsanweisungen mit Sicherheitsrichtlinien
Diese Vorlage enthält Anweisungen für Arbeitsprozesse mit strengen Sicherheitsrichtlinien und -verfahren. Anhand dieser Vorlage dokumentieren Sie wichtige Komponenten der Arbeitsprozesse für die Sicherheit, wie z. B. Gefahren, Sicherheitskontrollen, Anforderungen und Abschlussverfahren. Diese schrittweise Anleitung sorgt dafür, dass jeder, der dieser Vorlage folgt, auch alle Sicherheitsanforderungen erfüllt.
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Vorlage für Fertigungsanweisungen
Diese Vorlage ist ideal für Fertigungsprojekte geeignet, da hierin der Rahmen und die Anweisungen für einen Prozess festgelegt werden können. Mit dieser Vorlage geben Sie detaillierte Anweisungen zu jedem Fertigungsverfahren, wie z. B. Vorgangsnummer oder -ID, Fälligkeitsdatum, Umfang, Kosten, Rahmenzeitpläne und voraussichtliche Abschlusstermine. Diese einfach zu bearbeitende Vorlage hilft mit einem Überblick über einzelne Fertigungsaufträge und alle dazugehörigen Details, Verwirrung zu vermeiden.
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Vorlage für Montageanweisungen
Anhand dieser Vorlage dokumentierten Sie einen Montageprozess bis ins letzte Detail, von der Schrittnummer und Qualitätsprüfung bis hin zur geschätzten Prozessdauer und zusätzlichen Anmerkungen. Nutzen Sie diese Vorlage, um jeden Arbeitsprozess der Montage zu optimieren, Anweisungsänderungen zu dokumentieren und den Fortschritt mehrerer Projekte nachzuverfolgen, wie es in der Fertigungsbranche typisch ist.
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Vorlage für technische Arbeitsanweisungen
Diese Vorlage wurde für technische Projekte und die dafür spezifischen Anweisungen entwickelt. Diese Vorlage ermöglicht Ihnen das Erstellen von Schritt-für-Schritt-Anweisungen für einzelne technische Aufgaben. Sie können darin den Projekttitel und die Projektbeschreibung, die Versionsnummer, den Projektumfang und -zeitplan sowie das Abschlussdatum dokumentieren. Verwalten Sie alle Ihre technischen Projekte mit dieser Vorlage, um die Kommunikation zu optimieren und zu gewährleisten, dass Sie alle Prozesse korrekt befolgen.
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Vorlage für visuelle Arbeitsanweisungen
Dies ist eine visuelle Version einer einfachen Vorlage, die sowohl schrittweise Anweisungen zu einem Arbeitsprozess als auch wichtige erklärende Bilder für jede Phase eines Prozesses enthält. Verwenden Sie diese Vorlage für komplizierte, detaillierte Prozesse, die anschaulichere Erklärungen erfordern, als schriftliche Anweisungen bieten können.
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Vorlage für Produktionsarbeitsanweisungen
Diese Vorlage enthält eine detaillierte Anleitung zur Durchführung von Aktivitäten in der Produktion, einschließlich Schritt-für-Schritt-Anweisungen. Sie finden in der Vorlage Felder, in denen Sie Prozessaktualisierungen, Ausgabetermine, Kosten, Zeitpläne und den Genehmiger aus dem oberen Management festhalten können.
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Vorlage für mit der ISO 9001 konforme Arbeitsanweisungen
Diese Vorlage enthält detaillierte Anweisungen für Projekte, die der ISO 9001 und den damit verbundenen Qualitätsmanagementstandards entsprechen. Sie enthält umfassende Details zu den Anweisungen eines mit der ISO 9001 konformen Prozesses. Außerdem bietet sie Platz für die Dokumentation von Prozesslandkarten, Beschreibungen, Verantwortlichkeiten, wichtigen Zielen und mehr.
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Was ist der Zweck einer Vorlage für Arbeitsanweisungen?
Arbeitsanweisungen, auch Jobanweisungen, Betriebsanleitungen oder visuelle Arbeitsweisungen genannt, sind für Ihren Geschäftsprozess entscheidend, da sie spezifische, sequenzielle und detaillierte Informationen zur Ausführung bestimmter Aufgaben enthalten. Sie enthalten einfache Anweisungen nicht nur zu Projekten und Prozessen, sondern auch zu einer Vielzahl von Richtlinien und Verfahren in Bereichen wie Sicherheit, Personalwesen und technische Systeme.
Arbeitsanweisungen reduzieren die Risiko- und Fehleranfälligkeit bei der Prozessausführung, was die Geschäftseffizienz und Genauigkeit erhöht. Durch die Unterteilung komplexer Verfahren und Workflows eines Prozesses in detaillierte Schritt-für-Schritt-Anweisungen optimieren Arbeitsanweisungen die Arbeitsprozesse, verbessern die Kommunikation und Entscheidungsfindung und stellen die Aufgaben für alle klar dar, die das Dokument verwenden.
Darüber hinaus bieten Arbeitsanweisungen Ihrem Unternehmen bei richtiger Anwendung viele weitere Vorteile. Eine Arbeitsanleitung kann Ihnen bei folgenden Punkten helfen:
Dokumentation der richtigen Durchführung aller über- und untergeordneten Aktivitäten
Sicherstellen der Einhaltung von Standards, Vorgaben und betrieblichen Bestimmungen durch alle Beteiligten
Bereitstellung erforderlicher Inhalte, damit die Beteiligten die erklärenden Informationen nicht selbst einholen müssen
Abteilungsübergreifendes Erfassen und Freigeben korrekter Informationen
Detailliertere und klarer verständliche Beschreibung, wie bestimmte Aufgaben innerhalb eines größeren Prozesses ausgeführt werden
Schulung neuer Mitarbeiter oder Erinnerung aktueller Mitarbeiter an bestimmte Prozesse
Festlegung aller Komponenten eines Prozesses oder einer Aufgabe, wie z. B. von Verantwortlichkeiten, Anforderungen, Tools und anderen wichtigen Informationen
Festlegung einer einheitlichen Methode für alle Prozesse in der IT über die Personalabteilung bis hin zur Technik
Nachverfolgen und Beschreiben von Kaufvorgängen und allen wichtigen Komponenten wie Menge, Stückpreis und Versandterminen
Einholen von Genehmigungen für den Kauf eines Artikels oder eine Änderung in einem Systemprozess
So erstellen Sie Arbeitsanweisungen
Das Erstellen umfassender, klarer und informativer Arbeitsanweisungen erscheint sehr anspruchsvoll, da es einen Blick für Details und enormes Wissen über eine bestimmte Aufgabe oder einen bestimmten Prozess erfordert. Um Missverständnisse beim Erstellen von Arbeitsanweisungen zu vermeiden, gehen Sie wie folgt vor:
Schreiben Sie die Einführung. Geben Sie dem Projekt Kontext, legen Sie die Projektinhaber fest, und dokumentieren Sie klar verständlich die anstehenden Aufgaben. Erklären Sie kurz den Zweck der in den Anweisungen beschriebenen Aufgabe.
Beschreiben Sie, wie die Aufgabe erledigt werden soll. Gliedern Sie jeden Schritt in kleinere, einfache Anweisungen, damit jede Anweisung für die Person, die sie liest, klar verständlich ist. Fügen Sie alle für die Aufgabe erforderlichen Komponenten ein, wie z. B. Materialien, Referenzen und Bilder oder Grafiken, die die schriftlichen Anweisungen untermauern.
Überprüfen Sie die Daten. Fragen Sie Fachexperten und wichtige Stakeholder, damit jeder Schritt in den Anweisungen korrekt und aktuell ist.
Verbessern Sie die Lesbarkeit durch Formatierung. Sobald Sie alle Schritte berücksichtigt haben, prüfen Sie, ob die Anweisungen benutzerfreundlich sind. Überprüfen Sie, ob die Anweisungen in einer logischen Reihenfolge aufgeführt, die Schritte zur Hervorhebung fettgedruckt sind und die Anweisungen Nummerierungen oder Stichpunkte für die einzelnen Schritte enthalten.
Vereinfachen und schreiben Sie die Anweisungen um, falls erforderlich. Lesen Sie das Dokument erneut, und prüfen Sie, ob alles Sinn ergibt. Vereinfachen Sie die Schritte bei Unklarheiten, und schreiben Sie die Schritte bei Bedarf neu, damit diese kohärent sind.
Testen Sie die Anweisungen. Geben Sie das Dokument einem Mitarbeiter, und lassen Sie ihn die Schritte befolgen. Dabei stellen Sie fest, ob die Schritte für Verwirrung sorgen, unklar sind oder zum falschen Endziel führen.
Speichern Sie die Anweisungen, und geben Sie sie frei. Speichern Sie das Dokument, und senden Sie es an Ihre Teams, nachdem Sie alle oben genannten Schritte ausgeführt haben. Speichern Sie das Dokument dort, wo jeder, der die Anweisungen benötigt, darauf zugreifen kann.
So erstellen Sie visuelle Arbeitsanweisungen
Visuelle Arbeitsanweisungen bieten die gleichen Funktionen wie eine einfache Vorlage für Arbeitsanweisungen. Gleichzeitig machen sie die im Dokument beschriebenen Anweisungen anschaulicher. Visuelle Arbeitsanweisungen werden in der Regel in Abteilungen und Bereichen verwendet, die eine anschaulichere Erklärung einer Aufgabe erfordern, wie z. B. in der Technik, Produktentwicklung und Produktion.
Zum Erstellen visueller Arbeitsanweisungen befolgen Sie einfach die gleichen Schritte wie bei normalen Arbeitsanweisungen. Fügen Sie ggf. Grafiken, Bilder, Flussdiagramme oder andere Diagramme hinzu. Halten Sie die Schritte schriftlich fest, und zeigen Sie diese dann durch visuelle Komponenten an.
Angenommen, Sie schreiben darüber, wie Sie einen Schreibtisch für einen neuen Mitarbeiter einrichten. Schreiben Sie alle aufeinanderfolgenden Schritte auf: Das Festlegen des Aufstellorts für den neuen Schreibtisch, das Zusammenbauen der Tischbeine, das Platzieren der Tischplatte auf den Tischbeinen usw. Machen Sie dann Bilder von jemandem, der die einzelnen Schritte befolgt, oder fügen Sie Diagramme hinzu, die die Ausführung der einzelnen Schritte genau zeigen. Denken Sie daran, dass sich Arbeitsanweisungen auf das Wie hinter jedem Schritt eines Prozesses konzentrieren. Dokumentieren Sie Prozesse also mit diesem Gedanken im Hinterkopf.
Tipps zum Verfassen von Arbeitsanweisungen
Wenden Sie die folgenden hilfreichen Tipps an, wenn Sie Ihre Arbeitsanweisung schreiben, bearbeiten und pflegen. So stellen Sie die besten und umfassendsten Arbeitsanweisungen für alle Ihre Geschäftsprozesse zusammen.
Überprüfen Sie, ob die Anweisungen für alle Mitarbeiter, Teammitglieder und Stakeholder klar verständlich sind.
Sammeln Sie alle nötigen Informationen im Voraus, um sich ein Bild der Anweisungsstruktur zu machen, und schreiben Sie über den Prozess in Absprache mit Personen, die mit der Aufgabe vertraut sind.
Legen Sie alle übergeordneten Verfahren, Richtlinien und Abhängigkeiten für die Aufgabe fest, für die Sie die Anweisungen erstellen.
Vermeiden Sie komplexe Wörter und Sätze, unnötigen Jargon, Akronyme und technische Begriffe, und halten Sie die Sprache einheitlich.
Formulieren Sie im Aktiv, damit die Person, die die Anweisungen liest, sie auf sich bezieht.
Halten Sie das Dokument so kurz und prägnant wie möglich. Vergewissern Sie sich, dass alle Informationen hilfreich und genau sind, und strukturieren Sie alle Schritte logisch.
Fügen Sie bei Bedarf Grafiken oder Bilder hinzu, um das Dokument ansprechend zu gestalten und die schriftlichen Teile der Anweisungen zu ergänzen.
Sorgen Sie dafür, dass das endgültige Dokument leicht zugänglich ist.
Überprüfen Sie das Dokument regelmäßig, und aktualisieren Sie die Anweisungen nach Bedarf.
Unterschied zwischen Arbeitsanweisungen und Standard Operating Procedures
Arbeitsanweisungen und Standard Operating Procedures (SOPs), auch Arbeitshilfen und Benutzerhandbücher genannt, sind wichtige Hilfsmittel am Arbeitsplatz, da beide helfen, einen Prozess detailliert zu beschreiben und Anweisungen über die beste Durchführungsmethode für ein Verfahren geben. Beide gelten als detaillierter als ein Verfahren und geben Anweisungen zu den Besonderheiten eines Arbeitsprozesses. Sie unterscheiden sich voneinander jedoch darin, was genau sie beschreiben.
Einfach ausgedrückt stellen SOPs dar, was von wem und in welchem Zeitrahmen erledigt werden sollte. SOPs beschreiben alles, was Sie in einer bestimmten Situation oder bei der Durchführung eines bestimmten Arbeitsprozesses tun müssen.
Umgekehrt beschreiben Arbeitsanweisungen, wie ein Prozess und die einzelnen Schritte davon durchgeführt werden müssen, um den Gesamtbetrieb zu optimieren. Arbeitsanweisungen untermauern jedes von einer SOP umrissene Verfahren. In der Regel gibt es für jede SOP bzw. jedes Verfahren eine ergänzende Arbeitsanweisung.
Warum sind Arbeitsanweisungen wichtig?
Organisationen schenken Arbeitsanweisungen oft keine Beachtung, da Prozesse einfach verständlich scheinen, es bereits geschulte Mitarbeiter gibt, die anderen die Prozesse beibringen, oder da Unternehmen einfach nicht die Zeit damit verbringen möchten, detaillierte Anweisungen für jeden Prozess zu erstellen. Dennoch sind Arbeitsanweisungen aus vielerlei Gründen entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens.
Arbeitsanweisungen tragen dazu bei, in einem Unternehmen eine Wissensbasis aufzubauen und durch dokumentierte Anweisungen zu erhalten. Durch Arbeitsanweisungen vermeiden Sie falsche und fehlgeleitete Interpretationen eines Prozesses, menschliche Fehler und gegenseitige Schuldzuweisungen, wenn ein Prozess schiefläuft. Außerdem gewährleisten Sie damit größtmögliche Sicherheit bei der Ausführung einer Aufgabe. Langfristig sparen Arbeitsanweisungen auch Zeit für ein Unternehmen, indem sie den effizientesten Weg zum Prozessabschluss definieren und festhalten.
Insgesamt zahlt sich der Aufwand für das Erstellen von Arbeitsanweisungen für einen Prozess aus, sobald die Anweisungen im gesamten Unternehmen geteilt und von vielen Mitarbeitern verwendet werden.
Ressourcen für Arbeitsanweisungen
Nehmen Sie beim Zusammenstellen Ihres eigenen Dokuments diese Ressourcen zu Hilfe, um weitere Informationen darüber zu erhalten, wie Sie Arbeitsanweisungen schreiben, warum Arbeitsanweisungen wichtig sind und inwiefern sich gut geschriebene Arbeitsanweisungen positiv auf Ihr Unternehmen auswirken. Sehen Sie sich außerdem die Beispiele an, um umfassende Arbeitsanweisungen für Ihre Geschäftsbedürfnisse zu erstellen.
Arbeitsanweisungen für Produkt- und Servicefamilien von Systems2Win
Vorlage für Arbeitsanweisungen bei der NASA
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