Was bedeutet es, etwas zu optimieren?
Optimierung ist definitionsgemäß der Akt der Änderung eines Elements, um es einfacher oder effizienter zu machen. Sie können beispielsweise die Arbeit der Rechnungsstellung für Kund*innen optimieren, indem Sie sicherstellen, dass die Schritte im Prozess konsistent und wiederholbar sind, unabhängig davon, wer Rechnungen erstellt und verteilt.
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Was bedeutet es, einen Prozess zu optimieren?
Ein Geschäftsprozess ist eine Reihe wiederholbarer Aktivitäten, die in bestimmten Bereichen ausgeführt werden, um ein Ziel zu erreichen. Jede Aktivität stellt eine Aufgabe dar. Eine Aufgabe wiederum kann Teil eines Prozesses oder ein einmaliges Ereignis sein.
Zum Beispiel füllen Sie beim Onboarding neuer Mitarbeitender Unterlagen aus, führen sie durch das Büro, stellen Ausrüstung und einen Arbeitsplatz zur Verfügung und stellen die Teammitglieder vor. In diesem Szenario besteht eine Ihrer Aufgaben darin, Unterlagen auszufüllen.
Kehren wir zum Prozess der Rechnungsstellung für Kund*innen zurück. Die Dokumentation dieses Prozesses kann der erste Schritt bei der Identifizierung der Aktivitäten sein, die zur Rechnungsstellung beitragen. Sobald Sie Ihren Workflow dokumentiert haben, können Sie Aktivitäten finden, die eliminiert und/oder automatisiert werden können, was zu einem optimierten Rechnungsprozess führt.
Was ist die Optimierung von Geschäftsprozessen oder -abläufen?
Die Formalität von Geschäftsprozessen variiert je nach Unternehmen. In der Regel wird ein formeller Prozess dokumentiert, während ein informeller Prozess ohne viel Nachdenken oder Planung stattfindet. Ein optimierter Geschäftsprozess führt zu schnelleren Ergebnissen bei weniger Problemen.
Softwarelösungen für das Workflows- und Geschäftsprozessmanagement sind speziell darauf ausgelegt, Prozesse über verschiedene Unternehmensabteilungen hinweg zu optimieren und zu automatisieren. Zahlreiche Geschäftsbereiche können von optimierten Prozessen profitieren:
Personalwesen und Verwaltung: Onboarding neuer Mitarbeitender
Vertrieb und Marketing: Follow-up-E-Mail-Verteilung
Finanzen und Buchhaltung: Einreichung von Lieferantenrechnungen
Betrieb: Produktlieferung
Beschaffung: Produktbestellungen
Management: Mitarbeiterbeurteilung
IT: Kennwortzurücksetzung
Asset-Management/vorausschauende Wartung: Asset-Erkennung und -Bestand
Lieferkettenmanagement: Nachschub von Rohstoffen
Compliance-Dokumentation: Quartalsberichte
Projektmanagement: Aufgabenbenachrichtigung
Vorteile der Optimierung von Geschäftsprozessen
Laut einer aktuellen Gallup-Umfrage waren im Jahr 2015 nur 32 Prozent der US-Arbeitnehmer*innen in ihren Jobs engagiert. Optimierte Geschäftsprozesse reduzieren nicht nur Fehler und beschleunigen den Fortschritt, sondern helfen auch, Aufgaben zu klären und die Verantwortlichkeit durchzusetzen. Daher kann dies die Arbeitsmoral der Mitarbeitenden verbessern und das Engagement der Mitarbeitenden fördern.
Unternehmen jeder Größe profitieren von optimierten Prozessen. Zu den weiteren Vorteilen gehört Folgendes:
Erhöhte Effizienz, Produktivität, Agilität und Gewinne
Verbesserte Kommunikation
Klar dokumentierte Verfahren und mehr Einblicke in Prozesse
Weniger Fehler, Verzögerungen, Silos, verpasste Fristen und redundante Arbeit
Verbesserte Compliance mit Branchenstandards
Vereinfachte Mitarbeiterschulung
Verbesserte Mitarbeiterakzeptanz
Optimierte Teamkoordination
Aufgabeninhaberschaft und Workflow-Hierarchie definieren
Verbesserte Rechenschaft
Erhöhte Mitarbeitermoral
Etablierte Workflow-Hierarchie und Verantwortlichkeit für Aufgaben
Durchgesetztes Verantwortungsbewusstsein
Verbesserte Kundenzufriedenheit
Versionskontrolle beibehalten
Zu optimierende Geschäftsprozesse auswählen
Jedes Unternehmen nutzt täglich eine Vielzahl von Geschäftsprozessen. Einige mögen effizient sein, andere aber nicht. Sie können diese ineffizienten Prozesse auf verschiedene Weise identifizieren. Unzufriedene Kund*innen, erhöhte Ausgaben und überlastete Mitarbeitende sind alles Anzeichen für problematische Prozesse. Andere Ineffizienzen sind möglicherweise nicht so offensichtlich. Eine gute Praxis besteht darin, alle Geschäftsprozesse zu inventarisieren, sie nach Abteilung zu kategorisieren und sie nach Wichtigkeit zu priorisieren.
Laut Ray McKenzie, Gründer von Red Beach Advisors, „befassen sich Unternehmen, die potenzielle Prozesse für die Optimierung identifiziert haben, in der Regel mit dem Prozess, der sich direkt auf die Umsatzgenerierung konzentriert. Während diese Verfahren definiert und automatisiert werden, wird die Effizienz der Servicebereitstellung priorisiert, um sicherzustellen, dass Kunden Kunden bleiben.“
So optimieren Sie Geschäftsprozesse
Nachdem Sie alle Geschäftsprozesse identifiziert und priorisiert haben, können Sie mit der Optimierung beginnen. Dies erfordert ein Bewusstsein für den Prozess und die Dokumentation jedes Schritts oder jeder Aktivität, der bzw. die stattfindet, um das Ziel zu erreichen. Um einen Geschäftsprozess zu optimieren, befolgen Sie diese Schritte:
Ziel oder Endergebnis identifizieren.
Untergliedern Sie den Prozess in einzelne Schritte oder Aufgaben.
Analysieren Sie die Prozessschritte, führen Sie eine Wertschöpfungskettenanalyse durch, evaluieren Sie Übergaben und identifizieren Sie Engpässe.
Sammeln Sie Input von denjenigen, die den Prozess und zugehörige Aufgaben ausführen oder die von dem Prozess profitieren.
Identifizieren Sie unnötige Aktivitäten.
Identifizieren Sie überflüssige Aktivitäten.
Identifizieren Sie Aktivitäten, die mithilfe von Technologie automatisiert werden können.
Entwerfen Sie Aufgaben neu bzw. automatisieren Sie sie.
Fordern Sie Ressourcen an, um den Prozess zu erfüllen.
Kommunizieren Sie den Prozessplan und erhalten Sie Stakeholder-/Managementunterstützung.
Bieten Sie Schulungen an.
Definieren Sie wichtige Leistungsindikatoren (KPIs).
Verfolgen Sie Erfolge und Misserfolge und erstellen Sie Berichte dazu.
Verschreiben Sie sich der kontinuierlichen Verbesserung: Testen, Überprüfen, Präzisieren.
Die Größe und Art des Unternehmens hilft Ihnen, den Arbeitsumfang zu bestimmen, der für die Optimierung Ihrer Prozesse erforderlich ist. Zum Beispiel erfordert ein kleines Unternehmen möglicherweise keine Genehmigung durch die Stakeholder*innen, aber ein großes Unternehmen erfordert die Zustimmung von Stakeholder*innen und verschiedenen Managementebenen.
Unternehmen jeder Größe und in jeder Branche können Fehler bei der Optimierung von Prozessen machen. Ray Hodge, ein globaler Berater für Effizienz- und Leistungsverbesserung, hat einige häufige Fehler bei Kleinunternehmen gesehen. „Häufige Fehler, die Kleinunternehmen machen, wenn sie versuchen, Geschäftsprozesse zu optimieren, sind zu viele Bereiche gleichzeitig anzugehen, keine geeignete Technologie zu verwenden, die Kosten für Technologie zu senken, das Fehlen eines ‚Verfechters für Veränderung‘, die unzureichende Schulung von Mitarbeitenden und die Arbeit in sekundären Bereichen“, sagt er.
Techniken optimieren
Six Sigma, eine Reihe von Techniken und Tools zur Prozessverbesserung, wurde 1986 entwickelt. Six Sigma wird auch heute noch verwendet, insbesondere in der Fertigungsindustrie, um Prozesse zu verbessern.
Jedes Unternehmen und jede Branche verwendet einzigartige Prozessverbesserungstechniken, aber eine Gemeinsamkeit ist, dass die meisten Unternehmen bei der Verbesserung der Effizienz die Prozesszuordnung anwenden. Dies wird auch als Flussdiagramm, als Prozessmodell oder als Workflow-Diagramm bezeichnet. Eine Prozesslandkarte zeigt alle Beteiligten und alle Schritte, die ein Prozess umfasst. Das Ziel der Prozesszuordnung ist es, Bereiche zu identifizieren, die das Unternehmen verbessern kann.
Im Folgenden finden Sie Beispiele für Geschäftsprozesskarten:
Flussdiagramme: Dies sind grafische Illustrationen Ihres Prozesses.
Swimlane-Diagramm: Definiert die Verantwortlichkeit in einem Prozess, indem Aufgaben und Aktivitäten in die Swimlane des*der entsprechenden Mitarbeitenden, des Teams oder der Abteilung gestellt werden.
Wertstromanalyse: Eine Lean-Enterprise-Zuordnung, die verwendet wird, um den Material- und Informationsfluss bei der Herstellung eines Produkts oder einer Dienstleistung zu verbessern.
SIPOC (Lieferant*innen, Inputs, Prozesse, Outputs, Kund*innen): visueller Überblick über einen Geschäftsprozess.
Vorlage für ein SIPOC-Diagramm herunterladen – Excel
Gantt-Diagramm: wird im Projektmanagement verwendet, um Projektaufgaben und -zeitpläne abzubilden.
Vorlage für Gantt-Diagramm herunterladen
Excel
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Zusätzliche Techniken, die im Geschäftsprozessmanagement verwendet werden, variieren je nach Branche, können aber Folgendes umfassen:
GUT-Matrix
BASICS-Matrix
Ursachenanalyse
Systemdiagramme
Auswirkungsanalyse
Ursache-Wirkungs-Analyse
Fischgrätendiagramm
Kundenerfahrungszuordnung
Die Änderungskurve
Vorbereitung des Geschäftsszenarios
Petrinetze
Universelle Prozessnotation
Sobald Sie den Prozessplan entwickelt haben, können Sie mit der Analyse beginnen. Dies ist einer der wichtigsten Schritte bei der Prozessverbesserung. Ihre Analyse wird echte Probleme aufdecken, die angegangen werden müssen.
Andere gängige Philosophien und Analysetechniken sind die folgenden:
Lückenanalyse
Beobachtung
Wertschöpfungskettenanalyse
5-Why-Analyse
Ursache und Wirkung
Auswirkungsanalyse
Risikoanalyse
Fehlermodus- und Wirkungsanalyse (FMEA)
Geschäftsprozessmodellierungsnotation (Business Process Modeling and Notation/BPMN)
Kundenerfahrungszuordnung
Lean
Technologien zum Optimieren von Geschäftsprozessen
Das Konzept des Geschäftsprozessmanagements ist eng mit TQM, kontinuierlicher Verbesserung, Six Sigma und Lean-Prozessverbesserungsansätzen abgestimmt. Geschäftsprozessmanagement ist zu einem großen Geschäft für Softwareanbieter geworden, die eine Vielzahl innovativer Lösungen entwickelt haben, um Workflow- oder Geschäftsprozesse zu optimieren.
Diese Tools wurden entwickelt, um Geschäftsprozesse zu erfassen, zu automatisieren, zu messen und zu verbessern. Im Folgenden finden Sie Informationen zu einer Vielzahl von Software für die Automatisierung von Geschäfts-/Workflow-Prozessen.
Software für das Geschäftsprozessmanagement (BPM): Das Geschäftsprozessmanagement als Betriebsmanagementdisziplin betrachtet Geschäftsprozesse als wichtige Assets, die verwaltet und klar entwickelt werden müssen, um einen Mehrwert zu liefern. BPM-Software hilft Unternehmen, Geschäftsprozesse zu automatisieren und zu optimieren. Laut Peer Insights von Gartner umfasst eine BPM-Funktion mindestens Folgendes: eine grafische Geschäftsprozessmodellierungsfunktion, ein Prozess-Repository zur Verarbeitung der Modellierungsmetadaten, eine Prozessausführungs-Engine und eine Statusmanagement- oder Regel-Engine. Initiativen zur digitalen Transformation setzen auf die Intelligenz, die schnelle Anwendungsentwicklung und die mobilen Funktionen moderner BPM-Lösungen, um die Nachfrage nach Agilität und Schnelligkeit zu erfüllen.
CRM-Software (Customer Relationship Management): CRM-Lösungen konzentrieren sich auf die Interaktionen des Unternehmens mit Kund*innen und potenziellen Kund*innen. Prozesseffizienz ist extrem wichtig, mit dem Ziel, die Beziehungen zu den Kund*innen zu verbessern.
Enterprise Content Management (ECM)/Enterprise Document Management Software: ECM-Lösungen werden verwendet, um Inhalte zu verwalten, zu speichern, zu bewahren und an Prozesse im gesamten Unternehmen zu liefern. ECM-Software geht Hand in Hand mit BPM- und CRM-Lösungen.
Projektmanagement-Software: Projektmanagement-Lösungen werden auch als Flussdiagrammsoftware bezeichnet und helfen, sperrige Projekte zu bewältigen und sie in Prozesse zu organisieren.
Software für Produktmanagement und -entwicklung: Produktentwicklungssoftware folgt einem Prozess, der ein Produkt oder eine Dienstleistung von der Konzeption bis zur Marktreife bringt.
Tools für Recht, Buchhaltung und Finanzen: Softwarelösungen, die für das Rechts- und Finanzwesen entwickelt wurden, können dazu beitragen, die Unterzeichnung und Nachverfolgung von Dokumenten, die Rechnungsstellung, die Kostenabrechnung, die Lohn- und Gehaltsabrechnung, die Buchhaltung, die Steuerverwaltung, die Berichterstellung und die Analyse zu optimieren.
Software für Personalwesen und Marketing: Diese Tools können den Einstellungsprozess, die Mitarbeiterplanung, die Genehmigung von Zeiterfassungen, Kundenfeedback, Kundenbindung und Zusammenarbeit vereinfachen.
Persönliche Produktivitätstools und -Apps: Apps und Onlinelösungen sind verfügbar, um die Erstellung von Checklisten, die Verwaltung von Aufgaben, die Protokollierung von Aktivitäten und die Nachverfolgung der aufgewendeten Zeit zu automatisieren.
Worauf Sie bei Tools für die Geschäftsprozessmodellierung achten sollten
Geschäftsprozessmodellierung ist ein Element des Geschäftsprozessmanagements. Das Ziel der Geschäftsprozessmodellierung ist es, aktuelle Prozesse mit zukünftigen Zielen zu vergleichen. Visuelle Dokumentation hilft Benutzer*innen, die Aktivitäten, Ereignisse und Ressourcen zu verstehen und zu analysieren, die mit einem Prozess verbunden sind. Die Geschäftsprozessmodellierung umfasst die Zuordnung von Prozessen, die Prozessfindung und die Prozesssimulation.
Berücksichtigen Sie bei der Bewertung von Tools für die Geschäftsprozessmodellierung die folgenden Kriterien:
Für Geschäftsabteilungen einfach zu erlernen
Für IT-Teams leicht zu besprechen und anderen Abteilungen beizubringen
Preiswert und branchenkonform
Enthält ein integriertes Workflow-Editor-Tool mit grafischer Benutzeroberfläche
Möglichkeit zur Simulation von Workflows vor der Implementierung
Beispiel für automatisierten Workflow-Prozess
Rechnungsgenehmigung, Mitarbeiter-Onboarding, Kostenabwicklung und Serviceanforderungen sind nur einige Beispiele für Arbeitsprozesse, die Unternehmen automatisieren können.
Die Rechnungseinreichung ist in allen Branchen üblich und kann mit Automatisierung optimiert werden. Lieferant*innen, Auftragnehmer*innen und Mitarbeitende reichen regelmäßig Rechnungen ein. Erstellen Sie einen wiederholbaren Genehmigungsprozess, um sicherzustellen, dass alle schnell und korrekt bezahlt werden.
Anzeichen, dass es an der Zeit ist, Ihre Geschäftstechnologie zu aktualisieren
Es gibt mehr als eine Möglichkeit, Ihre Geschäftsprozesse zu optimieren. In einigen Fällen kann eine einfache Aktualisierung der Technologie Ihres Unternehmens zu mehr Effizienz und höherer Produktivität führen. Die folgende Liste enthält Indikatoren, die Sie für die Umsetzung eines Verbesserungsplans benötigen könnten:
Langsamer Server/langsames Netzwerk
Mitarbeitende beschweren sich über schlechten IT-Support.
Mitarbeitende beschweren sich, dass sie nicht über die Tools verfügen, die sie für die Arbeit benötigen.
Mitarbeitende äußern ihre Abneigung gegen die Lösungen, die Sie haben, und verwenden sie nicht mehr.
Es gibt Silos zwischen Abteilungen und die Daten sind nicht einheitlich.
Technologie ermöglicht Ihrem Unternehmen keine Agilität/entwickelt sich nicht mit Ihrem Unternehmen weiter.
Die Kundenerfahrung ist mangelhaft.
Best Practices für die Business-Automatisierung
Die Entscheidung, Ihre Geschäftsprozesse zu optimieren, ist wichtig. Wenn Ihre Geschäftsprozesse Kundenunzufriedenheit oder Unzufriedenheit der Mitarbeitenden verursachen oder Sie mehr kosten als nötig, ist es an der Zeit, eine Änderung vorzunehmen. Im Folgenden finden Sie einige Tipps, die Ihnen dabei helfen, Ihre Geschäftsabläufe durch Automatisierung zu verbessern:
Finden Sie heraus, was Ihre Kund*innen denken, indem Sie eine Umfrage durchführen. Stellen Sie gezielte Fragen, um herauszufinden, was funktioniert und was nicht.
Wenn Mitarbeiterschulungen erforderlich sind, beauftragen Sie eine*n externe*n Expert*in, der*die Erfahrung in der Schulung zahlreicher Arten von Personen und verschiedener Führungsebenen hat. Erwägen Sie spezifische Schulungen für Führungskräfte. Berücksichtigen Sie die Auswirkungen von Ausfallzeiten, die auf die Teilnahme von Mitarbeitenden an Schulungen zurückzuführen sind (dies ist besonders für kleinere Unternehmen wichtig).
Identifizieren Sie fehlerhafte Prozesse und konzentrieren Sie sich darauf, diese zu korrigieren, bevor Sie Technologie einsetzen. Bill Gates sagt bekanntermaßen: „Die erste Regel jeder Technologie, die in einem Unternehmen verwendet wird, ist, dass die Automatisierung, die auf einen effizienten Betrieb angewendet wird, die Effizienz erhöht.“
Identifizieren Sie, ob allgemeine Mitarbeitende oder Programmierer*innen eine Technologielösung verwenden und/oder verwalten werden.
Stellen Sie sicher, dass sich Ihre Investition in jede erworbene Technologie auszahlt.
Berücksichtigen Sie die 80/20-Regel oder das Pareto-Prinzip, wenn Sie an der Effizienz arbeiten. Wenn Sie beispielsweise die oberen 20 Prozent ineffizienter Prozesse beheben, können Sie 80 Prozent Ihrer Prozessprobleme verbessern.
Evaluieren Sie von Anbietern bereitgestellte, cloudbasierte Lösungen, die agil, erweiterbar, mobilfreundlich und konfigurierbar sind, um Ihre spezifischen Bedürfnisse zu erfüllen.
Begriffsglossar
Optimierung: der Prozess, eine Organisation des Systems durch die Implementierung einfacher und agiler Ansätze effizienter zu gestalten.
Aufgabe: eine einzelne Aufgabe, die erledigt werden muss.
Prozesse: eine Reihe von Aufgaben oder Aktivitäten, die abgeschlossen werden müssen, um ein Endziel zu erreichen.
Geschäftsprozesse: eine Reihe von Aufgaben oder Aktivitäten, die in einer Geschäftsumgebung verwendet werden und abgeschlossen werden müssen, um ein Endziel zu erreichen.
- Informelle Geschäftsprozesse: ein Prozess, der ohne viel Nachdenken oder Planung stattfindet.
- Formale Geschäftsprozesse: ein Prozess, der dokumentiert wird.
Workflow: eine Abfolge von Prozessen, die Arbeit von Anfang bis Ende erfordern.
Dokumentation: Materialien, die online, auf Papier oder auf digitalen oder analogen Medien verfügbar sind und Informationen oder Daten enthalten.
Geschäftsprozessmanagement (BPM): eine Betriebsmanagementdisziplin, die Geschäftsprozesse als wichtiges Asset betrachtet, das verwaltet und klar entwickelt werden muss, um einen Mehrwert zu liefern.
Strategie für das Geschäftsprozessmanagement (BPM): ein Ansatz zur Identifizierung, Gestaltung, Implementierung, Analyse, Überwachung, Regulierung und Verbesserung von Geschäftsprozessen.
Geschäftsprozessautomatisierung: der Einsatz von Technologie zur Automatisierung von Geschäftsprozessen.
Geschäftsprozessverbesserung: der Akt der Analyse und Verbesserung von Geschäftsprozessen. Dies kann die Automatisierung, die Beseitigung von Schritten, das Hinzufügen von Aufgaben oder die Beseitigung eines Prozesses insgesamt umfassen.
Qualitätssicherung (bei der Prozessautomatisierung): Testen jeder Phase eines Prozesses, um sicherzustellen, dass das gewünschte Effektivitätsniveau erzielt wird.
Geschäftsprozess-Zuordnung: Identifizieren Sie alle und alles, was an einem Prozess beteiligt ist. Das Ziel der Prozesszuordnung ist es, Bereiche zu identifizieren, die verbessert werden können.
Geschäftsprozessmodellierung: Vergleichen aktueller Prozesse mit zukünftigen Zielen. Visuelle Dokumentation wird verwendet, um die Aktivitäten, Ereignisse und Ressourcen, die mit einem Prozess verbunden sind, genau zu verstehen und zu analysieren. Die Geschäftsprozessmodellierung umfasst die Zuordnung von Prozessen, die Prozessfindung und die Prozesssimulation.
Business Process Modeling and Notation (BPMN): ein Standard für die Geschäftsprozessmodellierung, der einen Prozess in grafischer Form darstellt.
Geschäftsprozess-Reengineering (BPR): eine Strategie, die sich auf die Analyse, Gestaltung und Umstrukturierung von Geschäftsprozessen konzentriert, um den Betrieb drastisch zu verbessern.
Digitale Transformation: die Transformation organisatorischer Aktivitäten zur Nutzung digitaler Technologiechancen in allen Geschäftsbereichen.
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