Projektinitiierungs

By Diana Ramos | 24. Juli 2018

Ein neues Projekt zu starten ist aufregend, aber Sie müssen Ihre Due Diligence im Voraus durchführen, um sicherzustellen, dass Sie mit dem richtigen Fuß beginnen. Lesen Sie weiter, um mehr über die wichtigsten Details der Initiierungsphase zu erfahren, einschließlich der Erstellung einer Projektcharta, der Definition des Umfangs, der Identifizierung von Zielen und der Festlegung von Erwartungen. Sie finden auch hilfreiche Ressourcen wie kostenlose Vorlagen, Anleitungen und Best Practices.

Was ist die Projektinitiierungsphase?

Die Initiierungsphase umfasst alle Schritte, die Sie unternehmen müssen, bevor ein Projekt genehmigt wird und die Planung beginnt. Das Ziel ist es, Ihr Projekt auf hohem Niveau zu definieren und es in den Geschäftsfall zu binden, den Sie lösen möchten.

Sie sollten in der Lage sein, zwei Fragen zu beantworten: Warum führen Sie dieses Projekt durch und welchen Geschäftswert erwarten Sie? Betrachten Sie die Durchführbarkeit Ihres Projekts und aller Beteiligten, die möglicherweise betroffen sind oder eine Beteiligung erfordern.

Erstellen Sie eine Projektcharta

Sobald die Initiierungsphase abgeschlossen ist und Sie grünes Licht erhalten haben, müssen Sie Ihre Projektcharta oder Ihr Projektinitiierungsdokument (PID) erstellen. Die Projektcharta beschreibt den Zweck und die Anforderungen des Projekts.

Es enthält Details wie Geschäftsanforderungen, wichtige Teilnehmer und Entscheidungsträger, Umfang, Ziele und allgemeine Ziele. Die Projektcharta bietet eine Grundlage für die Definition von Projektentscheidungen und deren Einhaltung der Unternehmensziele.

 

Project Objectives Onion

Obwohl Ihre Charta in der Regel etwa ein bis zwei Seiten lang ist, kann sie je nach Größe, Typ und Komplexität des Projekts länger sein. Hier einige Punkte, die Sie unbedingt in Ihre Projektcharta aufnehmen sollten:

  • Titel
  • Kurzbeschreibung
  • Hintergrund
  • Ziele/Leistungen
  • Umfang
  • Auswirkungen auf andere Geschäftssysteme und -einheiten
  • Entscheidungsträger (Stakeholder)
  • Rollen und Verantwortlichkeiten
  • Meilensteine
  • Budget
  • Einschränkungen, Annahmen, Abhängigkeiten und Risiken
  • Erfolgsmessung/ROI
  • Projektgenehmigung

Weitere Ressourcen:

Den Umfang definieren

Der Projektumfang ist die Identifizierung der Ziele,Leistunden des Budgets und des Zeitplans des Projekts. Während sich der Umfang im Laufe der Zeit ändern kann, ist es wichtig, dass Sie den Umfang frühzeitig definieren, um Erwartungen mit allen Entscheidungsträgern festzulegen.

 

Typing on laptop

Da ein erfolgreiches Projekt an der Fähigkeit gemessen wird, die angegebenen Anforderungen termin- und budgetgerecht zu erfüllen, ist es wichtig, dass die Anforderungen zu Beginn klar definiert werden. Wenn Sie diesen Schritt frühzeitig abschließen, werden nicht nur Erwartungen erfüllt, sondern auch ein Rahmen für die Details, damit Sie Ihr Projekt termingerecht liefern können.

Die Definition des Projektumfangs bedeutet, dass Sie den Zweck und die Ergebnisse des Projekts sowie die Ressourcen identifizieren, die Sie für die Ausführung Ihres Plans benötigen. Einige der Elemente, die Sie festlegen sollten, sind:

  • Projektziele
  • Lieferumfang
  • Einschränkungen
  • Annahmen
  • Ausschlüsse
  • Zeitplan
  • Budget

Darüber hinaus skizziert das Project Management Institute (PMI) die folgenden sechs Phasen der Definition des Umfangs:

  1. Planumfang: Legen Sie fest, wie der Umfang definiert, überwacht und kontrolliert wird.
  2. Kontrollumfang: Eine laufende Phase, in der Sie die Erwartungen der Entscheidungsträger verwalten.
  3. Anforderungen sammeln: In dieser Phase definieren Sie die Projektanforderungen, die für die Durchführung Ihres Projekts erforderlich sind.
  4. Definieren Sie den Umfang: Sobald Sie Anforderungen haben, können Sie endlich den Umfang definieren, einschließlich der Bereiche, die nicht in den Anwendungsbereich fallen.
  5. Erstellen von Arbeitsstrukturstrukturen (Work Breakdown Structures, WBS): Dieses gemeinsame Projektmanagement-Tool bricht den breiten Projektumfang in eine Hierarchie der Aufgaben.
  6. Gültigkeitsbereich validieren: In dieser Phase unterzeichnen interne und externe Entscheidungsträger offiziell den vorgeschlagenen Projektumfang und die Ergebnisse.

Weitere Ressourcen:

Projektziele identifizieren

Genau wie der Umfang kann es Ihnen helfen, Risiken zu vermeiden und den Kurs zum Projekterfolg steuern, wenn Sie Ziele für Ihr Projekt festlegen. Klare Ziele helfen deinem Team, auf Kurs zu bleiben, weil es genau weiß, worauf es hinarbeitet.

Ein Ziel ist spezifisch und messbar und muss Zeit-, Budget- und Qualitätsbeschränkungen erfüllen. Ein Projekt kann ein Ziel, viele parallele Ziele oder mehrere Ziele haben, die sequenziell erreicht werden müssen.

Obwohl es schwierig sein kann, klare Ziele zu formulieren, sollten Sie die zielgerichteten Key Performance Indicators (KPIs) berücksichtigen, die spezifisch für den Geschäftsfall sind, den Sie zu lösen versuchen. Eine Möglichkeit, klare, prägnante Ziele zu erstellen, ist die Verwendung der S.M.A.R.T.-Methode:

  • Specific (Spezifisch): Definieren Sie Ziele klar und detailliert und lassen Sie keinen Spielraum für Interpretationen.
  • Measurable (Messbar): Identifizieren Sie die wichtigsten Leistungsindikatoren, die Sie verwenden werden, um festzustellen, ob Sie Ihre Ziele erreicht haben.
  • Attainable (Erreichbar): Wählen Sie Ziele aus, die das Team erfolgreich abschließen kann.
  • Realistic (Realistisch): Setzen Sie Ziele, von denen das Projektteam überzeugt ist, dass sie erreicht werden können.
  • Time-Bound (Zeitgebunden): Legen Sie ein Datum oder einen bestimmten Zeitraum fest, mit dem Sie die Ziele erreichen möchten.
     

 

S.M.A.R.T Goals

Weitere Ressourcen:

Laden Sie die richtigen Entscheidungsträger ein

Erfolgreiche Projektmanager sorgen dafür, dass sie frühzeitig die richtigen Entscheidungsträger haben. Viele Projektmanager übersehen oft weniger offensichtliche - aber kritische - Entscheidungsträger, daher ist es wichtig, jeden zu berücksichtigen, der von dem Projektplan, den Leistungen und dem Ergebnis betroffenen oder daran interessiert sein kann.

Die andere Sache, an die man sich erinnern sollte, ist, dass Entscheidungsträger intern und extern sein können. Um die Transparenz während des gesamten Projekts zu gewährleisten, garantieren Sie, dass Sie über die richtigen Tools und Prozesse verfügen, um effektiv mit allen Stakeholdern zu kommunizieren.

Um den Grad der Beteiligung und Kommunikation zu bestimmen, den jeder Entscheidungsträger benötigen kann, sollten Sie die folgenden fünf wichtigen Faktoren berücksichtigen:

  1. Wer sind die Entscheidungsträger, die den größten Einfluss auf Ihr Projekt haben?
  2. Welche Entscheidungsträger werden von Ihrem Projekt am stärksten betroffen sein?
  3. Wie sollten Sie mit wichtigen Personen umgehen, die nicht als Entscheidungsträger gelten?
  4. Wer kontrolliert die Ressourcen?
  5. Was sind die wichtigsten Motivationen und Interessen Ihrer Entscheidungsträger ?

Sie können sogar in Betracht ziehen, die verschiedenen Entscheidungsträger auf einer Entscheidungsträger Map zu kartieren, basierend auf dem Grad des Einflusses und des Interesses, um zu bestimmen, wer was und wann benötigt.

 

Stakeholder Map

Weitere Ressourcen:

Erwartungen setzen

Klare Erwartungen an Projektziele, Leistungen, Zeitpläne, benötigte Ressourcen und Budgets zu setzen, ist der Schlüssel zum Erfolg Ihres Projekts. Natürlich ist es praktisch unmöglich, jedes auftretende Problem vorherzusehen und Projektzeitpläne für eine Schleife zu werfen..

Aber wenn man sich im Vorfeld bemüht, alle potenziellen Probleme zu berücksichtigen und zu kommunizieren und dann transparent zu sein, wenn sich die Dinge ändern, wird es einen großen Unterschied machen, alle Parteien auf dem gleichen Stand zu halten.

Hier sind einige wichtige Faktoren, die bei der Festlegung von Erwartungen zu berücksichtigen sind:

  • Stellen Sie sicher, dass die Projektcharta vollständig und gut durchdacht ist.
  • Planen Sie Risiken und potenzielle Probleme.
  • Schätzen Sie realistische Zeitpläne und Budgets ein, erlauben Sie jedoch etwas Polsterung.
  • Teile Projektpläne mit allen internen und externen Entscheidungsträgern.
  • Setzen Sie Meilensteine in der Projektplan, um inkrementelle Fortschritte anzuzeigen.
  • Stellen Sie regelmäßige Aktualisierungen und Echtzeit-Statusberichte bereit.
  • Seien Sie ehrlich, wenn Dinge schiefgehen.

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