Die 6 wesentlichen Bestandteile eines erfolgreichen Projekt- und Portfolio-Managements
Was macht Projekt- und Portfolio-Management (PPM) erfolgreich? Es beginnt mit Struktur und Transparenz. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie laufende Arbeiten erfassen und klare Prozesse für die Verwaltung von Ressourcen und eingehenden Anforderungen etablieren.
Im nächsten Schritt untersuchen wir, wie Sie die Anforderungen an Ihre Teams priorisieren können, damit Sie sich immer auf die richtigen Ziele konzentrieren. Außerdem erfahren Sie, wie Sie mit optimierter Projektumsetzung, effektiver Berichterstellung und konsequenter Überwachung Ihre Prioritäten im Blick behalten, auch wenn sich diese mitten im Projekt verschieben.
In einer sich ständig wandelnden Geschäftswelt ist effektives PPM wichtiger denn je. Mit den richtigen Verfahren können Sie Prozesse gestalten, die nicht nur die gewünschten Ergebnisse liefern, sondern auch Ihr Unternehmen und Ihr Team zum Erfolg führen.
Bestandsaufnahme
Mehr Klarheit und Kontrolle
Eine kürzlich von Smartsheet durchgeführte Umfrage unter PPM-Expert*innen macht das Problem deutlich. Den meisten Befragten fehlt der nötige Überblick, um Unterbrechungen rechtzeitig zu erkennen und flexibel gegenzusteuern. Eine Bestandsaufnahme Ihrer laufenden Projekte ist der erste Schritt. Nur so gewinnen Sie einen klaren Überblick über aktuelle Verpflichtungen, anstehende Leistungen, Projektstatus und Ressourcenbedarf.
Beginnen Sie mit diesen einfachen Tipps:
Erstellen Sie ein Portal zur Nachverfolgung aller Projekte. Wählen Sie einen zentralen Ort mit Zugriff für alle Personen, die Ihr Team und die Stakeholder*innen in Echtzeit auf dem Laufenden halten können.
Legen Sie Kriterien für die Verfolgung von Projektdetails fest. Treffen Sie sich mit den Stakeholder*innen, um die übergeordneten Anforderungen zu bestimmen, die ihnen am wichtigsten sind. Dies kann wichtige Meilensteine, RACI-Aufschlüsselungen, Budgets, Genehmigungen und mehr umfassen.
Finden Sie heraus, welche Indikatoren über den Erfolg entscheiden. Verschaffen Sie sich für jedes Projekt einen klaren Überblick über die relevanten Ziele und Messzahlen und identifizieren Sie, wo diese nachverfolgt werden.
Konsolidieren Sie Ihr Projektmanagement. Die Erstellung einheitlicher Prozesse für das Management von Projekten in Ihrem gesamten Portfolio macht es einfacher, einen Überblick über den Status aller Projekte zu erhalten.
Nachfragemanagement und Erfassung
Automatisierungen für den Erfolg
Manuelle Prozesse in Nachfragemanagement und Bedarfserfassung bremsen PPM-Expert*innen aus und erschweren es, flexibel auf Unterbrechungen zu reagieren. Ein strukturierter Prozess für Projekterfassung und -priorisierung hilft Ihrem Team, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, und beugt Überlastung sowie Burnout vor.
Beginnen Sie mit diesen einfachen Tipps:
Erstellen Sie einen Prozess zum Einreichen von Projektanforderungen. Erstellen Sie ein einfaches Aufnahmeformular, das Teams von überall aus aufrufen und einreichen können. Es enthält alle Informationen, die Sie zur Prüfung und Priorisierung neuer Anforderungen benötigen.
Richten Sie Benachrichtigungen ein, um automatisch informiert zu werden. So können Sie sicherstellen, dass Sie den Überblick über alle Anforderungen behalten und sie zeitnah zur Prüfung weiterleiten können.
Nutzen Sie die Automatisierung zu Ihrem Vorteil. Halten Sie Geschäftsinhaber*innen mit automatisierten Benachrichtigungen auf dem Laufenden, während ihre Anforderungen Ihren Prozess durchlaufen. So können Sie deren Status effektiv kommunizieren.
Bewertung und Priorisierung
Ein strategischer Ansatz für die Projektauswahl
Mit einem einheitlichen, wiederholbaren Prozess zur Bewertung von Risiken, Erfolgsfaktoren und der allgemeinen Ausrichtung auf die Unternehmensziele für jedes potenzielle Projekt können Sie feststellen, welche Arbeiten gestartet, beendet oder fortgesetzt werden sollen. Untersuchungen zeigen jedoch, dass fast ein Viertel der Unternehmen keinen standardisierten Prozess für die Reaktion auf Änderungen hat.
Beginnen Sie mit diesen einfachen Tipps:
Lernen Sie, Risiken zu antizipieren und zu mindern. Berechnen und ergreifen Sie Maßnahmen, um negative Auswirkungen auf aktuelle und zukünftige Projektaufgaben zu reduzieren oder zu verhindern.
Erstellen Sie detaillierte Projektzeitpläne. Entwickeln Sie einen soliden Projektzeitplan mit Aufgaben und Abhängigkeiten, die nach Projektphase aufgeschlüsselt sind.
Erstellen Sie effiziente Prognosen und verwalten Sie Ressourcen. Definieren Sie für jedes Projekt das passende Budget, die benötigten Mitarbeitenden und die technischen Anforderungen.
Legen Sie fest, was ein Projekt erfolgreich macht. Definieren Sie, wie Sie den Erfolg eines Projekts basierend auf den erwarteten Ergebnissen messen.
Ressourcenmanagement
Kompetenzen, Arbeitslasten und Tools abstimmen
Wer die richtigen Mitarbeitenden für die richtigen Aufgaben einsetzt, beugt Burnout vor und stärkt gleichzeitig Engagement und Bindung im Team.
Beginnen Sie mit diesen einfachen Tipps:
Erfassen Sie die Kompetenzen und Vorlieben Ihres Teams. Stimmen Sie die Fähigkeiten, Verfügbarkeiten und Interessen Ihrer Mitarbeitenden mit den Anforderungen Ihres Projekts ab, um sicherzustellen, dass Sie das beste Team für die zu erledigende Arbeit haben.
Visualisieren Sie Arbeitslast und sorgen Sie für eine ausgewogene Verteilung. Behalten Sie den Überblick über die Verfügbarkeit und Arbeitslast der Teammitglieder, damit Sie bei Bedarf Anpassungen an Projektplänen vornehmen können.
Integrieren Sie Management- und Planungstools. Mehrere Tools parallel auf dem neuesten Stand zu halten, kann sich auf den Erfolg auswirken, wenn in einem oder mehreren Tools etwas übersehen wird. Suchen Sie nach Tools, die sich in Echtzeit integrieren lassen.
Projektumsetzung
Projekte mit Präzision liefern
Sobald Erfassungs- und Priorisierungsprozess etabliert und die Zuständigkeiten geklärt sind, rückt die Umsetzung in den Mittelpunkt: Projekte frist- und budgetgerecht zu liefern.
Beginnen Sie mit diesen einfachen Tipps:
Finden Sie ein flexibles Projektmanagement-Tool. Obwohl Projekte innerhalb einer Organisation oft ähnliche Phasen haben, ist es wichtig, ein Tool zu finden, das Sie an Ihre individuellen Projektanforderungen anpassen können.
Erstellen Sie Vorlagen für gängige Workflows. Erstellen und bündeln Sie Projektvorlagen mit Best Practices, damit Ihre Teams stets einen erfolgreichen Einstieg haben.
Geben Sie Stakeholder*innen Zugriff auf die Arbeit. Stellen Sie sicher, dass Projektpläne und Dashboards für alle beteiligten Stakeholder*innen freigegeben werden, um den Zeitaufwand für Statusaktualisierungen und die Weitergabe von Informationen zu verkürzen.
Berichterstellung und Überwachung
Auf dem Laufenden und flexibel bleiben
Mehrere Projekte in verschiedenen Phasen gleichzeitig im Blick zu behalten ist anspruchsvoll. Daher benötigen Sie eine Möglichkeit, den Fortschritt und die Leistung der Arbeit zu überwachen und in Berichten zusammenzufassen, ohne stundenlanges Erstellen manueller Statusberichte oder Meetings.
Beginnen Sie mit diesen einfachen Tipps:
Rücken Sie wichtige Messzahlen in den Vordergrund. Richten Sie von Anfang an automatisierte Berichte ein. So verbringt Ihr Team weniger Zeit mit Statusanfragen und Aktualisierungen und mehr Zeit mit der eigentlichen Arbeit.
Stellen Sie die Informationen bereit, die sie am dringendsten benötigen. Richten Sie ein Portfolio-Dashboard ein und geben Sie es für Ihre Stakeholder*innen frei. So haben alle den Gesamtstatus des Projektportfolios im Blick und können sich bei Bedarf Details ansehen.
Verknüpfen Sie Ihre Berichterstellungs- und PPM-Tools. Für fundierte Geschäftsentscheidungen sind Echtzeitinformationen unerlässlich. Verknüpfen Sie die Berichterstellung mit Projektplänen, damit Status und Leistung automatisch angezeigt werden, wenn Arbeit erledigt wird.
Fazit
Strategie in die Tat umsetzen
Denken Sie an die wichtigsten Bestandteile eines erfolgreichen PPM:
- Bestandsaufnahme
- Nachfragemanagement und Erfassung
- Effektive Priorisierung
- Ressourcenoptimierung
- Projektumsetzung
- Nachverfolgung und Statusberichte
Wenn Sie diese Schlüsselkomponenten verstehen, schaffen Sie eine solide Grundlage für optimierte Abläufe und eindrucksvolle Ergebnisse.
Erfolgreiches PPM ist mehr als nur Berichte und Prozesse. Es schafft Klarheit auf allen Ebenen, bringt Aktivitäten und Ziele in Einklang und sorgt dafür, dass sich Ihre Teams auf das Wesentliche konzentrieren können. Diese Schritte sind der Ausgangspunkt. Je mehr Sie Ihren Ansatz verfeinern, desto deutlicher werden Sie merken, wie selbst kleine Verbesserungen große Wirkung entfalten.
Bereit für die nächsten Schritte? Erfahren Sie, wie Sie Ihre Arbeit mit Smartsheet effizienter und schneller planen, ausrichten, erstellen und skalieren als je zuvor.