Die besten Vorlagen für Personalplanung

Als Personalfachfrau oder -mann müssen Sie eine Vielzahl von Aufgaben jonglieren, von der Rekrutierung der qualifiziertesten Bewerber über die Motivation von Angestellten bis zu Trainings- und Fortbildungsprogrammen für die Belegschaft.

Bei so vielen verschiedenen Verantwortlichkeiten ist es wichtig, gut organisiert zu sein und sicherzustellen, dass keine Einzelheiten übersehen werden. Eine Möglichkeit, alle Details nachzuverfolgen, ist mit einer Excel Vorlage. Aber wie findet man die richtigen Excel Vorlagen für den eigenen Bedarf? Wir haben die besten Excel Vorlagen recherchiert und stellen Sie Ihnen hier mit Beschreibung und zum Herunterladen zur Verfügung.

Außerdem zeigen wir Ihnen die Verwendung von Vorlagen für Personalplanung in Smartsheet, einem Arbeitsmanagement-Tool auf der Basis von Tabellenblättern. Mit Smartsheet ist Personalmanagement einfacher als mit Excel und es bietet mehr Möglichkeiten zur Zusammenarbeit. 

Fragenkatalog Bewerber

Im Personalwesen muss man den Überblick über zahlreiche Unterlagen behalten: Bewerbungsanschreiben, Lebensläufe, Zeugnisse und mehr. Je nach Größe des Unternehmens und der neu zu besetzenden Stellen kann dies sehr komplex sein. Mit einem Tracking-System behalten Sie den Überblick über alle Bewerber und geben den am Bewerbungsgespräch beteiligten Mitarbeitern eine Grundlage für das Gespräch an die Hand. Mit dieser Vorlage können Sie nicht nur die Fragen an Stellenbewerber tracken, sondern auch Kontaktinformationen, telefonische Fragen und Antworten, Status, Bemerkungen, nächste Schritte und mehr eintragen. 

 Excel Vorlage Fragenkatalog Bewerber herunterladen

Fragenkatalog Bewerber in Smartsheet erstellen

Anwesenheit Mitarbeiter

Mit dieser Vorlage können Sie leicht Buch führen über die Anwesenheit Ihrer Mitarbeiter. Sie können Krankentage, Urlaubstage, unbezahlten Urlaub, Abfeiern von Überstunden und mehr eintragen. Diese Informationen sind auch wichtig, wenn es um die jährliche Leistungsbewertung geht. Hier ist schnell einzusehen, welche Mitarbeiter an bestimmten Tagen anwesend waren und was die Gründe für ihre Abwesenheit waren. Sie können außerdem eine Registerkarte für jeden Monat einrichten und auf diese Weise die Anwesenheit der Mitarbeiter über das ganze Jahr nachvollziehen. 

 Excel Vorlage f. Anwesenheit Mitarbeiter herunterladen

 Anwesenheit Mitarbeiter in Smartsheet erstellen

Mitarbeiter Bewertung

Ein gut durchdachtes Bewertungsschema für Mitarbeiter ist ein wichtiges Element von erfolgreichem Unternehmens- und Personalmanagement. Mit ihm bekommen die Angestellten jährlich oder halbjährlich Bezugspunkte und Maßstäbe für die eigenen Leistungen und wissen, wo es richtig läuft und wo es noch Verbesserungsbedarf gibt. Eine Vorlage für die Bewertung der Mitarbeiter Performance dient der Verwaltung dieses Prozesses. In der Vorlage können Sie die Leistungen der Angestellten den Zielen gegenüberstellen, die Bewertung des Vorgesetzten durch die Angestellten und individuelle Entwicklungsziele für das kommende Jahr eintragen. 

 Excel Vorlage Mitarbeiterbewertung herunterladen

 Performance Bewertung Mitarbeiter in Smartsheet erstellen

Stundenaufstellung Mitarbeiter

Es gibt viele ausgeklügelte Software-Tools für die Mitarbeiter Stundenplanung, aber manchmal ist eine einfache Lösung die beste. In dieser Vorlage können Sie die Stunden aller Mitarbeiter für jeden Tag übersichtlich nach Wochen gegliedert eintragen. Sie haben damit schnell einen Überblick über die Planung, wer wann arbeitet, und Sie können wenn notwendig rasch Änderungen vornehmen. 

 Excel Vorlage Stundenaufstellung Mitarbeiter herunterladen

 Stundenaufstellung Mitarbeiter in Smartsheet erstellen

Stundenabrechnung Mitarbeiter

Früher wurde die Arbeitszeit ausschließlich nach der Stechuhr berechnet, bei der sich Mitarbeiter manuell ein- und ausstechen mussten. Heute lässt sich über Lohnabrechnungs- oder Gehaltsabrechnungstabellen bequem Buch führen, indem Mitarbeiterstunden nach Wochen, im Zweiwochenturnus oder nach Monaten eingetragen werden. Es ist außerdem für das Nachvollziehen der täglichen Aktivitäten sinnvoll, wenn Mitarbeiter über ihre Stunden mit einem Tabellenblatt Rechenschaft ablegen. Sie können mit dieser Vorlage eine Tabelle für jede/n Angestellte/n anlegen und dort die Stunden tageweise, wöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich eintragen. Die Vorlage enthält bereits Formeln, mit denen Sie schnell den Lohn berechnen und auf diese Weise das Verfahren der Gehaltsauszahlung beschleunigen können. 

 Excel Vorlage Stundenabrechnung Mitarbeiter herunterladen

 Stundenabrechnung Mitarbeiter in Smartsheet erstellen

On-Boarding für neue Mitarbeiter

Wie gut und intensiv neue Mitarbeiter eingeführt und traininert werden, steht in engem Zusammenhang zu dem Erfolg in ihrer neuen Position. Die Zeit und der Aufwand für das On-Boarding neuer Mitarbeiter mag von Unternehmen zu Unternehmen zwar verschieden sein, aber damit dieser Prozess schnell und effizient abläuft, ist es grundsätzlich sinnvoll, wenn die Einführung und das Training neuer Mitarbeiter nach einem festgelegten Schema verläuft. In dieser Vorlage können Sie eine Reihe von Schritten oder Maßnahmen für die Einführung oder das Training neuer Mitarbeiter eintragen. Außerdem bietet die Vorlage Raum für weitere Details wie die Person, mit der die/der neue Mitarbeiter/in bei jeder Aufgabe zugewiesen ist, den Status der Maßnahme sowie Feedback der neuen Mitarbeiter und ihrer Vorgesetzten.

 Excel Vorlage Training neue Mitarbeiter herunterladen

 CrTraining neue Mitarbeiter mit Smartsheet erstellen

Monatsplaner

In dieser Monatsplaner Vorlage können Sie übersichtlich alle wichtigen Termine sowie Feiertage, Deadlines und Fälligkeitstermine, Lohn- und Gehaltsperioden und mehr eintragen. Wenn Sie diesen Monatsplaner am Jahresanfang für jeden Monat erstellen, haben Sie eine komplette Jahresübersicht und sehen immer, was auf Sie zukommt. Diese einfache Monatsplaner Vorlage enthält eine Registerkarte für jeden Monat, in der Sie wichtige Termine eintragen können und Raum für zusätzliche Details wie To-do-Listen haben. 

 Excel Vorlage Monatsplaner herunterladen

 Monatsplaner in Smartsheet erstellen

Checkliste Neueinstellungen

Nachdem ein Bewerber eine angebotene Stelle angenommen hat, beginnt das On-Boarding. Bei einer Neueinstellung kommt eine beträchtliche Anzahl erforderlicher Unterlagen, Dokumente und Formulare, zusammen. Daher ist es hier eine Checkliste ganz wichtig, denn nur so kann man sicherstellen, dass nichts vergessen wird. In dieser Vorlage werden alle Unterlagen mit ihrem aktuellen Stand aufgelistet, so dass sowohl die Personalabteilung als auch die künftigen Vorgesetzten stets sehen können, wie weit das On-Boarding des neuen Mitarbeiters vorangeschritten ist.

 Excel Vorlage Neueinstellungen herunterladen

 Checklist Neueinstellungen mit Smartsheet erstellen

 

Gehaltsabrechnung

Gerade bei kleinen Firmen ohne eigene Buchhaltung müssen Gehaltsabrechnungen ohne viel Aufwand nebenher laufen und daher unkompliziert sein und trotzdem allen einschlägigen Anforderungen zur Vorlage beim Finanzamt genügen. So müssen sie neben dem Lohn oder Gehalt alle Steuern und Abzüge auflisten. In dieser Vorlage sind die wichtigsten Posten einer Gehaltsabrechnung bereits aufgelistet. Durch die Eingabe der entsprechenden Formeln können Sie dann die Steuern und Abzüge berechnen. 

 Excel Vorlage Gehaltsabrechnung herunterladen

 Gehaltsabrechnung in Smartsheet erstellen

 

Gehaltsliste

Mit dieser einfachen Gehaltsliste behalten Sie stets den Überblick über die Löhne und Gehälter Ihrer Angestellten. In dieser Vorlage lassen sich für jede Gehaltsperiode Einzelheiten zu jedem Angestellten, Lohn oder Gehalt, Überstundensatz, Zuschläge und mehr eintragen. Wenn Sie eine Registerkarte für jede Gehaltsperiode anlagen, können Sie die Gehaltsabrechnungen rasch monatlich, über Quartale oder das ganze Jahr hindurch einsehen.

 Excel Vorlage Gehaltsliste herunterladen

 Gehaltsliste mit Smartsheet Vorlage erstellen

Rekrutierungsplan für neue Mitarbeiter

Geeignete Bewerber für neu zu besetzende Stellen und Nachwuchskräfte zu finden ist eine der wichtigsten Personalaufgaben in einem Unternehmen. Ein Rekrutierungsplan listet genau auf, woher neue Mitarbeiter rekrutiert werden, wie viele Neueinstellungen erfolgen sollen, ob die Finanzierung der Stelle gesichert ist, und mehr. In dieser Vorlage sind bereits Spalten für Details wie Budget, Einstellungs-Ziel, Status und Kommentare und mehr enthalten. 

 Excel Vorlage Rekrutierungsplan herunterladen

 Rekrutierungsplan in Smartsheet erstellen

Übergangsplanung

Manchmal ist es erforderlich, innerhalb einer Organisation umzudisponieren: Mitarbeiter müssen andere Funktionen oder Aufgaben übernehmen, weil dort Arbeitskräfte fehlen. Bei aller Flexibilität muss man dennoch sicherstellen, dass dadurch kein Wissen und Know-how ersatzlos von einer Position abgezogen wird. Mit einem Übergangsplan reduzieren Sie dieses Risiko, indem Sie vorherige und neue Stelleninhaber miteinander in Kontakt bringen, um den Übergang ohne Verluste zu sichern. In dieser Vorlage können Sie Aufgaben, Ziele, Voraussetzungen, Start- und Enddaten und mehr eintragen.

 Excel Vorlage Übergangsplanung herunterladen

 Übergangsplanung in Smartsheet erstellen

Urlaubsplaner

Mit diesem Urlaubsplaner stellen Sie sicher, dass die Urlaubspläne Ihrer Mitarbeiter zusammenpassen und nicht zu viele Stellen zur gleichen Zeit unbesetzt sind. In dieser Vorlage können Sie eintragen, wann sich welche Mitarbeiter wie viele Tage freinehmen, ob sie während dieser Zeit für dringende Fragen oder Notfälle erreichbar sind und andere Details.

 Excel Vorlage Urlaubsplaner herunterladen

 Urlaubsplaner in Smartsheet erstellen

Wochenplaner

Ein Wochenplaner ist hilft Ihnen, die Arbeit Ihrer Mitarbeiter zu planen und nachzuvollziehen, wie lange sie für die einzelnen Aufgaben brauchen. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass die Arbeiten planmäßig laufen und rechtzeitig fertig werden. In diesem Wochenplaner sind die Wochentage mit jeweils mit Tageszeiten aufgelistet. 

 Excel Vorlage Wochenplaner herunterladen

 Wochenplaner in Smartsheet erstellen

Tagesplaner

Mit einem Tagesplaner sind alle Teammitglieder auf den gleichen Stand. Auf diese Weise informieren Sie die Teammitglieder über Arbeitszeiten und anstehende Aufgaben und stellen sicher, dass die Posten zu den erforderlichen Zeiten besetzt sind. Außerdem können Teammitglieder im Tagesplaner eventuelle Terminengpässe erkennen und dafür sorgen, dass Kollegen einspringen. Ein Tagesplaner erlaubt somit auf effiziente Art die genaue und koordinierte Planung der Arbeitstage während einer Arbeitswoche und gibt Ihrem Team Einblick in diese Planung. In der Vorlage können Sie die Namen Ihrer Mitarbeiter mit Arbeitszeiten eintragen. Mit einer neuen Registerkarte für jede Arbeitswoche führen Sie auf einfache Weise Buch über alle Arbeitswochen.

 Excel Vorlage Tagesplaner herunterladen

 Tagesplaner in Smartsheet erstellen

Personalplanung Vorlagen in Smartsheet

Smartsheet ist ein Arbeitsmanagement-Tool, das auf Tabellen beruht, darüber hinaus jedoch zahlreiche kollaborative und kommunikative Möglichkeiten bietet. Die Smartsheet Vorlagen für Personalwesen erleichtern die Terminplanung, das Tracking von Fortschritten, die Dokumentation von Unterlagen und die schnelle Organisation von Arbeitsabläufen, selbst komplexen Vorgängen mit zahlreichen Details. Smartsheet bietet solide Vorlagen, die sofort nutzbar sind und schnell mit anderen Personen geteilt werden können.

Gantt Diagramme werden in Smartsheet automatisch erstellt und bei jeder Änderung an der zugrundliegenden Tabelle automatisch angepasst. Wenn Sie mit einem Gantt Chart visuell Fortschritte darstellen möchten, können Sie das in Smartsheet also ohne Aufwand tun. Der Wechsel zwischen Tabellenansicht, Gantt-Ansicht und Kalenderansicht erfordert nur einen Mausklick. Die Blätter können Sie mit Dritten wie Kollegen oder externen Mitarbeitern teilen, das sonst übliche Hin- und Herschicken von E-Mails mit statischen Anlagen entfällt.

Mit den leistungsstarken kollaborativen Smartsheet Features wie Diskussionen, Erinnerungen und Anlagen können Sie alle Unterlagen an einem Ort speichern und ausgewählten Dritten die Ansicht, den Zugriff oder die Bearbeitung in Echtzeit gewähren.

 


 

Die besten Vorlagen für Ihre Personalplanung

Mit der richtigen Vorlage für Ihre Personalplanung gestalten Sie Ihr Personalwesen effizienter und stellen sicher, dass keine Details übersehen werden. Mit einer vorformatierten Vorlage können Sie die gleichen Muster für Vorgänge oder Abläufe in Ihrer Personalplanung immer wiederverwenden, was Ihnen Zeit und Aufwand spart und Ihnen Vergleichswerte aus der vergangenen Personalplanung liefert.

Sehen Sie selbst, wie einfach es ist, eine Vorlage von Smartsheet für Ihre Personalplanung zu verwenden. Testen Sie Smartsheet 30 Tage lang kostenlos.

 

Smartsheet kostenlos testen