Wie Providence Health and Services die Patientenerfahrung personalisiert

Mit den kontinuierlichen Verbesserungen der Standards für die medizinische Praxis und Patientenpflege Schritt zu halten, ist eine enorme Herausforderung für ein Netzwerk für die Grundversorgung und Spezialkliniken, die über mehrere US-Bundesstaaten verteilt sind. Die Providence Medical Group (PMG) in Oregon und im Südwesten des US-Bundesstaates Washington mit mehr als 60 Kliniken muss ihre Einhaltung neuer Anforderungen vierteljährlich mit Dokumenten nachweisen.

Kiesha Smith, Program Manager bei PMG und Clinical Services bei Providence Health & Services, nutzt Smartsheet, um diesen Dokumentationsprozess durch die Erstellung von Checklisten und Dashboards zu straffen, die es Klinikleitern ermöglichen, sich weniger auf Papierkram und mehr auf eine bessere Patientenerfahrung zu konzentrieren.

„Die Dokumentation hilft uns bei der Ausrichtung an unserem strategischen Plan“, so Smith. „Für jeden Standard auf unserer Checkliste wurden Pilotprogramme durchgeführt, und sie haben sich entweder als etwas bewährt, das in einer Klinik gut funktioniert hat, oder sie wurden aus dem System genommen. Sie wurden von unserem Model of Care Governance Committee geprüft, um sicherzustellen, dass sie sich in unseren Standard- oder unseren strategischen Plan einfügen und dass die Patienten davon wirklich profitieren.

Smith greift auf ihren Hintergrund im Projektmanagement zurück, um neue Programme bei PMG zu erstellen und durchzuführen. Diese umfassen auf die Patienten konzentrierte Bemühungen, wie Prozessflüsse, um den Klinikmitarbeitern bei der Gewährleistung der Einhaltung der unumstößlichen „roten Regeln“ für die Gesundheit und Sicherheit der Patienten zu helfen. Sie umfassen auch innovative IT-Projekte, wie z. B. Funktionen für die Einmalanmeldung für Arbeitsstationen in Krankenhäusern oder den automatisierten Termin-Check-In, wenn Patienten auf dem Parkplatz eintreffen.

Diese Bemühungen stehen im Einklang mit den strategischen Zielen von PMG. Smartsheet bietet sowohl Standardisierung als auch Personalisierung für den klinischen Betrieb im gesamten System.

Eine zuverlässige Plattform wählen

Bevor sie zu PMG kam, arbeitete Smith im Providence Center for Outcomes Research and Education (CORE), wo sie komplexe Forschungsstudien im Bereich der Datenwissenschaft leitete, die Gesundheitsdaten analysierten, um die Gesundheit nicht ausreichend versorgter Bevölkerungsgruppen besser zu verstehen und zu verbessern.

Smartsheet war Teil des IT-Toolkits des Teams und Smith organisierte und protokollierte damit die Forschungsarbeiten von CORE. Als sie zu PMG kam, hatte Smith bereits eine Vielzahl von Prozessen vereinfacht.

Die Funktionen von Smartsheet umfassen:

• Eine zentrale Informationsquelle: Wenn man sich auf Tabellen, E-Mails oder Online-Dateifreigaben verlässt und Kollegen Änderungen an verschiedenen Versionen eines Dokuments vornehmen, wird dieser Konflikt möglicherweise erst erkannt, wenn Prozesse nicht mehr ineinander greifen. Mit Smartsheet werden die aktuellsten Informationen weitergegeben und der Aktualisierungsverlauf kann nachverfolgt werden.
• Aktuelle Datenansichten durch Dashboards: Das Management von PMG überwacht die Einhaltung der quartalsweisen Dokumentation zur Einhaltung genau. Die notwendigen Anstrengungen dafür konnten zeitaufwändig sein, was die Zusammenstellung und Aktualisierung anging. Jetzt haken die Klinikleiter einfach die Erfüllung der Anforderungen auf einem Klinikblatt ab, das in ein Masterblatt integriert wird. Dieses kann dann über anpassbare Dashboards angezeigt und analysiert werden.
• Reibungslose Integration in andere Tools: Smith hat eine Vielzahl von Formularen zur Datenerfassung erstellt, von Programmanalysen bis hin zu Protokollen zur IT-Ausstattung und Kontaktdaten der Ärzte. Smartsheet-Formulare lassen sich einfach in Tools wie Zapier und Cognito Forms integrieren, um so die richtige Schnittstelle für die Klinikteams zu schaffen, von denen Smith Informationen anfordern muss.
• Plattformübergreifender Zugriff: Von Desktop-Computern in einem Labor bis hin zu Handheld-Tablets in einem Untersuchungszimmer, Smartsheet-Daten sind auf jedem beliebigen Gerät verfügbar. Teams wissen, wie sie von jedem beliebigen Ort im Krankenhaus aus auf aktuelle und präzise Informationen zugreifen können.

Transparenz für mehr Zusammenarbeit

Smartsheet-Dashboards können dabei helfen, die Transparenz für Entscheidungsträger zu steigern. Manager erhalten eine einheitliche Ansicht der Bemühungen der Klinik und können sich auf Bereiche konzentrieren, die ihrer Aufmerksamkeit bedürfen. Darüber hinaus können Klinikleiter sehen, was ihre Kollegen tun – und dieses Wissen verwenden, um ihre eigenen Bemühungen zu optimieren.

„Wenn wir eine Klinik auffordern, etwas zu tun, und sie aus irgendeinem Grund Schwierigkeiten damit haben, können sie das Dashboard ansehen und eine andere Klinik kontaktieren, die diesen Standard bereits erfüllt. Dann können sie sich austauschen und einige Tools übernehmen, damit diese Klinik auch erfolgreich sein kann“, so Smith. „Diese höhere Transparenz bietet uns die Möglichkeit, als Team enger zusammenzuarbeiten und mehr Fragen zu stellen.“

Smartsheet-Formulare haben uns auch Zeit und Mühen erspart. Smith arbeitet mit dem IT-Team von PMG zusammen, um Optionen für die Einmalanmeldung für die Computernetzwerke des Systems zu schaffen. Als Teil des Prozesses musste die IT-Abteilung eine Liste der Arbeitsstations-IDs in allen Kliniken erstellen, war aber in Sorge, dass es die Mitarbeiter Tage kosten würde, alle Kliniken zu besuchen und 50 oder mehr Arbeitsstationen an jedem Standort zu inventarisieren.

Smith erstellte ein Formular, das Informationsfelder wie die Klinikadresse, den Namen des Klinikleiters und die Kontaktdaten für jeden Klinikstandort automatisch einfüllte. Klinikleiter müssen nur die Hardware-IDs eingeben und die Informationen wieder an ein zentrales Blatt senden – es sind keine Besuche vor Ort erforderlich.

„Dass wir den Prozess für unsere Pflegekräfte vereinfachen konnten, ist ein enormer Vorteil, da sie ohnehin so viel zu tun haben“, so Smith weiter. „Wenn sie hören, dass sie an noch einer Umfrage teilnehmen oder ein Formular ausfüllen müssen, dann bedeutet das für sie einfach noch mehr Stress. Dass wir den Prozess der Datenerfassung vereinfachen konnten, ist besser für uns und besser für sie. Die von uns erstellten Systeme halfen uns wirklich, transparenter zu sein, Dinge im Auge zu behalten und zu belegen sowie Prozesse hier bei Providence zu optimieren.“

Wenn sich die Richtlinien und Vorgehensweisen im medizinischen Bereich weiterentwickeln und der Druck, bessere Ergebnisse zu liefern, weiterhin steigt, ist Smith bereit, Smartsheet einzusetzen, um die Arbeit aller klinischen Teams bei PMG zu vereinfachen und effizienter zu gestalten. Es ist ein entscheidender Teil ihrer Bemühungen, der Organisation dabei zu helfen, ihre ehrgeizigen Ziele zu erreichen und sich dann neue zu setzen.

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf, wenn Sie weitere Informationen wünschen.