Smartsheet-Partner Achievan ermöglicht es der Mosaic Transit Group, den Bau zu optimieren und gleichzeitig die Gesundheit und Sicherheit seiner Mitarbeiter zu gewährleisten

Der Smartsheet-Partner Achievan unterstützt die Mosaic Transit Group bei Bauunternehmungen und der Verwaltung der Gesundheit und Sicherheit seiner Belegschaft, die nicht nur entlang einer elf Kilometer langen Bahnstrecke arbeitet, sondern aufgrund der Pandemie und der damit einhergehenden Remote-Arbeit in einer größeren geografischen Region tätig ist.

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Industrie

  • Architektur, Bau- und Ingenieurswesen

Organisationsgröße

  • Mittel (200–1.999 Beschäftigte)

Region

  • Nordamerika

„Wir haben pro Tag etwa 100 Arbeiter vor Ort, zu Spitzenzeiten sind es etwa 800 bis 1.000 Personen pro Tag. Wenn das Arbeitsministerium vor Ort ist, müssen Sie wissen, wie viele Personen am gesamten Projekt oder in bestimmten Bereichen arbeiten. Das ist schwierig, wenn es sich um eine Gleisstrecke von elf Kilometern handelt und Sie nicht überall Büros haben. Unsere Online-Formulare bieten jedoch die Möglichkeit, dass sich alle Auftragnehmer registrieren. Dadurch erhalten wir ein Dashboard, auf dem wir genau überprüfen können, wie viele Personen arbeiten und in welchem der fünf Abschnitte sie tätig sind. Es ist sogar eine Aufschlüsselung auf Teilbereiche möglich.“

Stephen Agla

Gesundheits-, Sicherheits- und Sicherheitsmanager, Mosaic Transit Group

Die Mosaic Transit Group, eine Joint-Venture-Partnerschaft von ACS Infrastructure Canada Inc., Aecon Group Inc. und CRH Canada Group Inc., musste die Zusammenarbeit und Kommunikation der Konstruktionsteams optimieren, die an einer elf Kilometer langen Bahnstrecke in Toronto, Ontario, arbeiteten. Angesichts der Ausweitung der COVID-19-Pandemie musste das Unternehmen neue Wege finden, um Papierdokumente und persönliche Kommunikation zu umgehen, aber gleichzeitig höchste Qualität zu bieten und gesetzliche Auflagen einzuhalten. Die Mosaic Transit Group arbeitete gemeinsam mit Achievan, einem Smartsheet Platinum Partner, an der Implementierung von Smartsheet, um Kommunikation in Echtzeit sowohl von den Baustellen an der Bahnstrecke als auch Remote-Arbeitsplätzen zu ermöglichen und gleichzeitig die Berichterstattung und Transparenz zu verbessern.

„Wir erkannten bereits am Anfang, dass uns Smartsheet die nötige Flexibilität bieten würde, um es individuell an unser Projekt, unsere betriebliche Struktur und unsere Funktionen anzupassen – einfach an alle Arbeitsabläufe“, so Ross Bain, Operations Planning Manager bei der Mosaic Transit Group. „Wenn wir vor einem Problem stehen, können wir einen großen Teil davon mit Smartsheet lösen, einfach nur, indem wir verstehen, wie die verschiedenen Tools miteinander interagieren.“

Eine klare Kommunikation ist eine große Herausforderung, wenn die Teams entlang einer langen Bahnstrecke verteilt sind. Für das Finch West LRT-Projekt, ein Metrolinx-Projekt im Nordwesten von Toronto, wünschte sich die Mosaic Transit Group einen einzigen Speicherort für Informationen zum Projektstatus, für Sicherheitsmaßnahmen und behördliche Anforderungen, Budget-Themen und sonstige Entwicklungen. Obwohl der Bau der Bahngleise als notwendiges Projekt eingestuft wurde, erforderten die Quarantänemaßnahmen zur Verhinderung der Ausbreitung von COVID-19, dass die meisten Verwaltungsmitarbeiter sowie Experten und technische Mitarbeiter von zuhause aus arbeiten mussten. Dies war eindeutig ein Kommunikationshindernis.

Die Mosaic Transit Group und Achievan arbeiteten gemeinsam an der Implementierung von Smartsheet in diversen Abteilungen. Achievan erkannte, dass die Herausforderungen, denen die Mosaic Transit Group gegenüberstand, mehrere Kommunikationskanäle, eine Flut an E-Mails, administrative Hindernisse, verzögerte Genehmigungen und eine mangelnde Transparenz bei den Arbeitsabläufen umfassten. Der Partner arbeitete mit der Mosaic Transit Group zusammen, um die Arbeitsverwaltung in allen Abteilungen mit Lösungen wie Sicherheitsmaßnahmen und KPIs, Design-Überprüfungen, vorausschauender Planung, Inbetriebnahme, Qualität und Qualitätsprüfung, einer Analyse des Umfelds und Digitalisierung von Papierformularen sowie der Integration von e-Signaturen zu verbessern.

„Als Ergebnis unserer Arbeit sammelt das Mosaic-Team nun Daten in Echtzeit von Baustellen, die sich über eine Strecke von elf Kilometern erstrecken. Diese Daten werden anschließend verwendet, um Priorisierungen, Zuweisungen und angemessene Maßnahmen zu ergreifen und Entscheidungen zu treffen“, erklärt Amin Panjwani, Managing Partner bei Achievan. „Das Projekt bietet standardisierte Nachverfolgung und Berichterstellung für die gesamte Organisation, unter anderem mit Dashboards, die konkrete Erkenntnisse und Transparenz bieten.“

„Achievan hat sich als wertvoller Partner bei der Implementierung von Smartsheet erwiesen“, so Bain. „Achievan unterstützte uns mit einer Kombination aus Workshops, Trainings-Sessions, Remote-Assistenz und Offsite-Entwicklung. Wir forderten den Partner mit unkonventionellen Anforderungen heraus, für die er kreative Lösungen fand und sich selbst bei der Verbesserung unserer Schwachstellen übertraf. Ich hätte mir keinen besseren Partner bei der Implementierung vorstellen können.“

Die Flexibilität der Plattform hat verschiedenen Teams dabei geholfen, Lösungen, die ihre einzigartigen Anforderungen erfüllen, schnell und einfach zu erstellen.

„Die Anpassungsfähigkeit von Smartsheet ist meines Erachtens die attraktivste Funktion der Lösung“, so Bain. „Sie ermöglicht es uns, alle Ebenen, Strukturen, Arbeitsabläufe oder Buckets einzurichten, die wir benötigen. Sobald man versteht, wie das System funktioniert, nimmt man sich ein leeres Sheet und kann darauf etwas aufbauen, das im Handumdrehen in der ganzen Organisation zur Verfügung gestellt werden kann.“

Kürzere Meetings dank Informationen in Echtzeit

Eine der wichtigsten Anforderungen für große Bauprojekte ist die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Smartsheet erfasst Projektdetails in Echtzeit über Live-Dashboards, damit Arbeitsschutzteams die Liste mit den Sicherheitsanforderungen überprüfen und potenzielle Sicherheitsrisiken umgehend beheben können.

„Es hilft uns, alle Informationen an einem Ort zu sammeln, da es viele Meetings gibt“, erklärt Stephen Agla, Health, Safety and Security Manager bei der Mosaic Transit Group. „Das leitende Management der drei Unternehmen möchte Live-Informationen dazu erhalten, was vor Ort passiert. Mit den Dashboards haben wir diese Transparenz. Wir können die Ausrichtung an unseren Prüfprozessen überwachen und erkennen, ob Lücken bestehen. Anstatt zu den einzelnen Baustellen zu fahren und mir all ihre Sicherheitsaufzeichnungen anzusehen, kann ich alle Informationen von einem Ort aus einsehen.“

Vereinfachung täglicher Überprüfungen für den Schutz der Mitarbeiter

Um die Mitarbeiter während der COVID-19-Pandemie zu schützen, implementierte die Mosaic Transit Group ein Online-Überprüfungssystem, das Mitarbeitern vor Ort und remote jeden Morgen ein Formular sendet. Antworten werden direkt in einem Sheet festgehalten, in dem Manager und Sicherheitsmitarbeiter direkt den Gesundheitszustand aller Mitarbeiter vor Ort und remote einsehen können.

„Wir müssen wissen, wo sich unsere Mitarbeiter befinden. Arbeitet jemand einfach nur von zuhause aus oder befindet sich der Mitarbeiter in Quarantäne, da entweder er selbst oder eine ihm nahestehende Person nachweislich mit COVID-19 in Berührung gekommen ist?“, so Bain. „Es ist wichtig für uns, zu wissen, wer gesund ist und arbeiten kann. Ist jemand nicht gesund, müssen wir wissen, worum es sich handelt und wie wir helfen können.“

Sicherere und effizientere Arbeit auf Baustellen dank einer mobilen App

Mit dem Voranschreiten der Arbeiten an der Bahnstrecke benötigen die Arbeiter eine Möglichkeit, um die nötigen Daten und Ressourcen abzurufen, ohne Zugriff auf Laptops oder ein zentrales Büro zu haben. Arbeitsschutz-Manager, die während der Pandemie remote arbeiten, müssen regelmäßige Baustellenbesuche durchführen. Wenn sie aktuelle Informationen zur Verfügung haben, müssen sie weniger Zeit in Kontakt mit ihren Kollegen verbringen. Die mobile App beinhaltet alle nötigen Daten.

„Wenn ich Baustellen besuche, rufe ich noch im Auto die mobile App auf und sehe nach, wie viele Personen sich in diesem Gebiet befinden“, so Agla. „Ich nutze sie auch für meine Berichte zur Arbeitssicherheit und ähnliche Dinge. Das ist meiner Meinung nach der größte Vorteil – man kann wichtige Aufgaben einfach überall erledigen.“

Smartsheet optimiert außerdem die Sicherheit neuer Mitarbeiter und das Prozesstraining. In Sheets wird festgehalten, wer die erforderlichen Trainings und Zertifizierungen für seine Rollen durchgeführt hat. So wird außerdem die Planung für die begrenzten Schulungsräume des Unternehmens optimiert.

Mehr Zeit für wirklich wichtige Aufgaben

Agla erklärt, dass Smartsheet die Berichterstellung zu Beinaheunfällen und das Sammeln von Daten von mehreren Baustellen verbessert hat. So werden auch Probleme schneller erkannt, die erneutes Training, neue Prozesse oder strategische Lösungen erforderlich machen. Add-ins wie die Pivot-App vereinfachen die Datenerfassung aus den Aufzeichnungen Tausender Inspektionen für Analysen und die strategische Planung. Die umfassende Dokumentation garantiert, dass die Mosaic Transit Group optimal auf behördliche Inspektionen und Überprüfungen vorbereitet ist.

„Smartsheet gibt mir mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge, indem ich weniger Zeit mit der Verwaltung von Arbeitsschutzmaßnahmen verbringe“, so Agla. „Der Arbeitsschutz für unsere Belegschaft hat oberste Priorität. Die Verfügbarkeit dieser Dokumente entspricht einer zusätzlichen Due Dilligence für unser Aufsichtspersonal, die Führungsriege und Partnerunternehmen.“

Mit dem Fortschreiten des Projekts sorgt Smartsheet dafür, dass sich Konstruktionsteams wirklich auf ihre Arbeit konzentrieren können und sich nicht mit Diagrammen und Berichten befassen müssen. Agla erklärt, dass dies zu Prozessverbesserungen und Einsparungen führen könnte, noch lange, nachdem die Arbeiten an der Bahnstrecke abgeschlossen wurden.

„Die Baubranche stürzt sich nicht blind auf neue Lösungen. Man muss erst beweisen, dass ein Tool wirklich funktioniert“, so Agla. „Bei diesem Projekt kommen große Bauunternehmen mit Smartsheet in Berührung. Vielleicht können diese Unternehmen für sich selbst etwas daraus lernen und müssen Führungskräfte in Zukunft nicht mehr jede Woche auf Baustellen schicken, da sie die Informationen in Echtzeit auch von ihrem Schreibtisch aus abrufen können.“