Die Marketingagentur Haberman verhilft Kunden zum Erfolg

Smartsheet Resource Management bietet Haberman mehrere Vorteile, sowohl intern zur Verbesserung der betrieblichen Effizienz als auch extern, indem das Unternehmen seine Kunden besser bedienen kann.

Industrie

  • Unternehmensdienstleistungen

Organisationsgröße

  • Start-up und KMU (1–199 Beschäftigte)

Region

  • Nordamerika

„Mit Smartsheet Resource Management muss ich nicht mehr alle diese Informationen im Kopf haben. Ich habe momentan etwa 23 aktive Projekte. Diese Plattformen helfen mir dabei, den Fortschritt nachzuverfolgen und jederzeit schnell Fragen zu beantworten. Sie helfen mir dabei, in Meetings klügere Antworten zu geben. Sie unterstützen die Art, wie ich meinem Team und meinen Vorgesetzten gegenübertreten kann.“

Corrina Wertzberger

Stellvertretender Projektmanagement-Direktor, Haberman

Haberman ist eine unabhängige Marketingagentur mit Rundum-Service und Sitz in Minneapolis, Minnesota, USA. Das Unternehmen bietet seinen Kunden eine Vielzahl von Services, von der Strategieplanung bis hin zur kreativen Umsetzung über eine Vielzahl von Kanälen hinweg. Das Unternehmen hat eine einzigartige Mission: die Geschichten der Pioniere in einer Vielzahl von Branchen zu erzählen, die einen Unterschied machen und den sozialen Wandel weltweit vorantreiben.

Kunden optimal bedienen

Die Mitarbeiter von 50-köpfigen Agentur Haberman sind anpassungsfähig, flexibel und bereit, viele verschiedene Aufgaben zu erfüllen, um ihre Ziele zu erreichen. Corrina Wertzberger ist Associate Project Management Director im Projektmanagement-Team von Haberman und hat die Aufgabe, effiziente Abläufe und Zusammenarbeit zu fördern. Während Wertzberger sich um die Kundenarbeit kümmert, hat sie auch die internen Prozesse im Blick, um sicherzustellen, dass das Unternehmen so effektiv wie möglich arbeitet.

„Am Ende des Tages möchten wir unsere Kunden optimal bedienen und unserem Team die bestmögliche Erfahrung dabei ermöglichen“, sagt sie. „Dies beinhaltet eine Vielzahl von Dingen, von der genauen Planung des Umfangs über realistische Zeitpläne bis hin zu einem Ansatz, der abteilungsübergreifend alles synchronisiert und innerhalb des Budgets hält.“

Haberman setzt maßgeschneiderte Messzahlen für jeden seiner Kunden ein. Das Unternehmen brauchte eine Möglichkeit, um seinen Erfolg zu messen und nachzuverfolgen, während es den internen Betrieb optimierte.

„Die Komplexität und der Umfang unserer Projektarbeit variieren stark, weshalb wir anpassungsfähig und flexibel sein müssen“, so Wertzberger. „Wir benötigen Daten, die uns dabei helfen, das Wer, Was und Warum von allem, was wir tun, zu bestimmen.“

Das Projektmanagement-Team unterstützt die gesamte Agentur, indem die Smartsheet Resource Management-Plattform als zentrale Informationsquelle verwendet wird – von der Ressourcenplanung bis hin zum Budget-Tracking helfen die verfügbaren Daten dabei, jeden Tag kritische Entscheidungen zu treffen. „Talent und Bemühungen in Dollar und zu erbringende Leistungen zu übersetzen ist nicht einfach“, sagt Wertzberger. „Beide Tools unterstützen uns dabei, dies zu bewältigen.“

Smartsheet Resource Management bietet Haberman mehrere Vorteile, sowohl intern zur Verbesserung der betrieblichen Effizienz als auch extern, indem das Unternehmen seine Kunden besser bedienen kann.

Verbesserte Projektplanung

„Mit Smartsheet Resource Management muss ich nicht mehr alle diese Informationen im Kopf haben“, so Wertzberger. „Ich habe momentan etwa 23 aktive Projekte. Diese Plattformen helfen mir dabei, den Fortschritt nachzuverfolgen und jederzeit schnell Fragen zu beantworten. Sie helfen mir dabei, in Meetings klügere Antworten zu geben. Sie unterstützen die Art, wie ich meinem Team und meinen Vorgesetzten gegenübertreten kann.“

Wenn Haberman die Arbeit mit einem neuen Kunden aufnimmt oder ein neues Projekt angeht, entwickelt das Team eine Leistungsbeschreibung und legt die zu erbringenden Leistungen, das Budget und den Zeitplan für ein Projekt dar. Die Projektmanager erstellen mit Smartsheet Budgets und einen Zeitplan. Anschließend markiert der Projektmanager das Projekt in Smartsheet Resource Management als vorläufig, um die Zeit des Teams für das Projekt freizuhalten und die Zuweisungsanforderungen zu umreißen.

„Während das Projekt voranschreitet, können wir sehen, wie wir in Bezug auf das Budget dastehen, und wir können den Zeitplan jederzeit anpassen“, sagt Wertzberger, „sowohl in Smartsheet für einen detaillierten schrittweisen Workflow als auch in Smartsheet Resource Management, da wir darüber die Arbeitsstunden zuweisen und ändern.“

Die Teams von Haberman betrachten für die Planung auch vergangene Projekte. Wertzberger verwendet Filter, um den Umfang ähnlicher Aufgaben festzulegen, indem sie nach Phasennamen oder Projektarten sucht.

„Wir lernen aus der Vergangenheit und können die Preise genauer festlegen“, sagt sie. „Smartsheet erfasst jeden einzelnen Tag während der Laufzeit eines Projekts – mit Meetings und Meilensteinen. Mit Smartsheet Resource Management wird das Projekt in Phasen unterteilt, wobei die Stunden auf die einzelnen Tage verteilt werden.“

Transparenz setzt Erwartungen

Smartsheet Resource Management bietet einen umfassenden Überblick über das Ressourcenmanagement für jeden Mitarbeiter des Unternehmens. Haberman verwendet Smartsheet zur Erstellung und Freigabe von Projektzeitplänen. Bei größeren Projekten schlüsselt Haberman die zu erbringenden Leistungen, den Zeitplan und das Budget auf einer detaillierten Ebene auf. Das Projektmanagement-Team aktualisiert die Projektzeitpläne in Smartsheet laufend, damit es ausgehend von denselben Projekt-Sheets arbeiten kann.

Die Plattform bietet auch die Möglichkeit der gegenseitigen Kontrolle. „Wir starten beispielsweise kein über sieben Monate laufendes Projekt mit einem bestimmten Geldbetrag und einer festgelegten Stundenanzahl und schauen dann in sieben Monaten, ob es funktioniert hat“, so Wertzberger.

„Wir schlüsseln das Projekt in Phasen auf, erstellen unseren Zeitplan in Smartsheet und nehmen dann wie erforderlich Anpassungen vor. Vielleicht lagen wir in der vorhergehenden Phase unter dem Budget. Wir können Personen in Smartsheet Resource Management neu zuordnen und diese Änderungen in Echtzeit vornehmen.“

Projektmanager aktualisieren und teilen die Zeitpläne, wodurch sie einen Blick hinter die Kulissen ermöglichen, um zu sehen, wie wir die zu erbringenden Leistungen erreichen wollen. „Dies ist wirklich praktisch, damit Personen, die nicht mitten drin stecken, diese Details einsehen und Vertrauen in den Plan fassen können“, sagt Wertzberger.

Effektive Nachbesprechungen

Wenn ein Projekt abgeschlossen wird, hält das Haberman-Team gerne ein Abschlussmeeting ab, um Erkenntnisse zusammenzufassen, die man beim nächsten Projekt verwenden kann. Die Projektmanager ziehen Daten aus Smartsheet Resource Management, um die für die verschiedenen Phasen des Projekts aufgewendeten Stunden besser zu verstehen und Einblicke und Kenntnisse für zukünftige Projekte zu erlangen.

 „Eine ganze Reihe an Gründen kann zu Überschreitungen führen und Smartsheet Resource Management hilft uns dabei, wichtige Konversationen zu führen, damit wir das Erlernte auf das nächste Projekt anwenden können.“

Corrina Wertzberger, Associate Project Management Director, Haberman

Datenzugriff, Zeitersparnis und Benutzerfreundlichkeit

Bei Haberman benötigen verschiedene Teams auf verschiedene Arten Einblick in Daten. Während einige Teams Zugriff auf alle Details benötigen, bevorzugen andere einen Überblick über die laufenden Projekte.

Laut Wertzberger müssen die von ihnen verwendeten Software-Plattformen „flexibel genug sein, um einen Mehrwert für Projekte und für die vielfältigen Persönlichkeiten zu bieten, die sie verwenden.“

„Ein Creative Director benötigt vielleicht Input über ein Mitglied seines Teams, von dem er das Gefühl hat, dass es zu stark eingespannt oder nicht ausgelastet ist“, so Wertzberger. „Wir können diese Daten sofort über Smartsheet Resource Management bereitstellen. Wir können zudem Managementdaten wie unsere Gesamtrentabilität abrufen oder wie wir insgesamt dastehen.“

Bevor wir Smartsheet Resource Management einsetzten, waren die Daten, die die Teams benötigten, nicht konsolidiert und zugänglich.

„Mit Smartsheet Resource Management kann ich Echtzeitinformationen innerhalb von Minuten abrufen. Wenn wir beispielsweise ein Ressourcenmeeting haben, kann ich Analysen aus Smartsheet Resource Management abrufen, während wir dabei sind, anstatt zu sagen ‚Ich stelle sie euch später zur Verfügung.‘ Alles ist sofort möglich.“

Darüber hinaus müssen die von Wertzberger verwendeten Plattformen benutzerfreundlich sein, da einige Plattformen eine steile Lernkurve aufweisen. Die Mitarbeiter bei Haberman fanden jedoch Smartsheet Resource Management sowohl intuitiv als auch einfach zu erlernen.

„Ich schule viele Personen im Umgang mit diesen Plattformen und habe schnell erkannt, wie leicht neue Mitarbeiter damit zurechtkommen“, so Wertzberger.

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