Die Marketingagentur Haberman verhilft Kunden zum Erfolg

Smartsheet und 10,000ft bieten Haberman mehrere Vorteile, sowohl intern zur Verbesserung der betrieblichen Effizienz als auch extern, indem das Unternehmen seine Kunden besser bedienen kann.

Industrie

  • Unternehmensdienstleistungen

Organisationsgröße

  • Mittel (50–999 Mitarbeiter)

Region

  • Nordamerika

Benutzerfälle

  • Zusammenarbeit
  • Unternehmensdienstleistungsmanagement
  • Ressourcenmanagement

Mit Smartsheet und 10,000ft muss ich nicht mehr alle diese Informationen im Kopf haben. Ich habe momentan etwa 23 aktive Projekte. Diese Plattformen helfen mir dabei, den Fortschritt nachzuverfolgen und jederzeit schnell Fragen zu beantworten. Sie helfen mir dabei, Menschen in Meetings klügere Antworten zu geben. Sie stützen die Art, wie ich meinem Team und meinen Vorgesetzten gegenübertreten kann.

Corrina Wertzberger, Associate Project Management Director, Haberman

 

Haberman Office
Foto mit freundlicher Genehmigung von Haberman" height="331" src="/sites/default/files/inline-images/Haberman_FrontEnterance_7651.jpg" width="497">   Haberman ist eine unabhängige Marketingagentur mit Rundum-Service und Sitz in Minneapolis, Minnesota, USA. Das Unternehmen bietet seinen Kunden eine Vielzahl von Services, von der Strategieplanung bis hin zur Ausführung durch die leitenden Manager über eine Vielzahl von Kanälen hinweg. Das Unternehmen hat eine einzigartige Mission: Die Geschichten der Pioniere in einer Vielzahl von Branchen erzählen, die einen Unterschied machen, und den sozialen Wandel weltweit vorantreiben. Kunden optimal bedienen

„Am Ende des Tages möchten wir unsere Kunden optimal bedienen und unserem Team die bestmögliche Erfahrung dabei ermöglichen“, sagt sie. „Dies beinhaltet eine Vielzahl von Dingen, von der genauen Planung des Umfangs von realistischen Zeitplänen bis hin zu einem Ansatz, der abteilungsübergreifend alles synchronisiert und innerhalb des Budgets hält.“

Haberman setzt maßgeschneiderte Messzahlen für jeden seiner Kunden ein. Das Unternehmen brauche eine Möglichkeit, um seinen Erfolg zu messen und nachzuverfolgen, während es den internen Betrieb optimierte.

„Die Komplexität und der Umfang unserer Projektarbeit variiert stark, weshalb wir anpassungsfähig und flexibel sein müssen“, so Wertzberger. „Wir benötigen Daten, die uns dabei helfen zu bestimmen, wer was und warum wir alles tun.“

Das Projektmanagement-Team unterstützt die gesamte Agentur, indem die Plattformen von Smartsheet und 10,000ft als zentrale Informationsquellen verwendet werden – von der Ressourcenplanung bis hin zum Budget-Tracking helfen die verfügbaren Daten dabei, jeden Tag kritische Entscheidungen zu treffen. „Talent und Bemühungen in Dollar und Lieferungen zu übersetzen ist nicht einfach“, sagt Wertzberger. „Beide Tools unterstützen die Art, wie wir dies verwalten können.“

Smartsheet und 10,000ft bieten Haberman mehrere Vorteile, sowohl intern zur Verbesserung der betrieblichen Effizienz als auch extern, indem das Unternehmen seine Kunden besser bedienen kann.

Verbesserte Projektplanung

„Mit Smartsheet und 10,000ft muss ich nicht mehr alle diese Informationen im Kopf haben“, so Wertzberger. „Ich habe momentan etwa 23 aktive Projekte. Diese Plattformen helfen mir dabei, den Fortschritt nachzuverfolgen und jederzeit schnell Fragen zu beantworten. Sie helfen mir dabei, Menschen in Meetings klügere Antworten zu geben. Sie stützen die Art, wie ich meinem Team und meinen Vorgesetzten gegenübertreten kann.“

Wenn Haberman die Arbeit mit einem neuen Kunden aufnimmt oder ein neues Projekt angeht, entwickelt das Team eine Leistungsbeschreibung und legt den Lieferumgang, die Budgets und das Timing für ein Projekt dar. Die Projektmanager erstellen mit Smartsheet Budgets und einen zeitlichen Rahmen. Anschließend markiert der Projektmanager das Projekt in 10,000ft als vorläufig, um die Zeit für das Projekt beim Team zu blocken und die Zuweisungsanforderungen zu umreißen.

„Während das Projekt voranschreitet, können wir sehen, wie wir in Bezug auf das Budget dastehen, und wir können den Zeitrahmen jederzeit anpassen“, sagt Wertzberger, „sowohl in Smartsheet für einen detaillierten schrittweisen Workflow als auch in 10,000ft, da wir darüber die Arbeitsstunden zuweisen und verändern.“

Die Teams von Haberman betrachten für die Planung auch vergangene Projekte. Wertzberger verwendet Filter, um den Umfang ähnlicher Aufgaben festzulegen, indem sie nach Phasennamen oder Projektarten sucht.

„Wir lernen aus der Vergangenheit und können die Preise präziser berechnen“, sagt sie. „Smartsheet stellt Berechnungen für jeden einzelnen Tag während der Laufzeit eines Projekts an, mit Meetings und Meilensteinen. Mit 10,000ft wird das Projekt in Phasen aufgebrochen, wobei den ganzen Tagen Stunden zugeordnet werden.“

Transparenz setzt Erwartungen

10,000ft bietet eine hochrangige Ansicht in das Ressourcenmanagement für jeden Mitarbeiter des Unternehmens. Haberman verwendet Smartsheet zur Erstellung und Freigabe von Projektzeitachsen. Bei größeren Projekten bricht Haberman die Teile der Lieferung, das Timing und das Budget granular auf. Das Projektmanagement-Team aktualisiert die Projektzeitachsen in Smartsheet laufend, damit es ausgehend von denselben Projektblättern arbeiten kann.

Die Plattform bietet auch die Möglichkeit der gegenseitigen Kontrolle. „Wir starten kein über sieben Monate laufendes Projekt beispielsweise mit einem bestimmten Geldbetrag und einer festgelegten Stundenanzahl und schauen dann in sieben Monaten, ob es funktioniert hat“, so Wertzberger.

„Wir schlüsseln das Projekt in Phasen auf, erstellen unsere Zeitachse in Smartsheet und nehmen dann wie erforderlich Anpassungen vor. Vielleicht lagen wir in der vorhergehenden Phase unter dem Budget. Wir können Personen in 10,000ft neu zuordnen und diese Änderungen in Echtzeit vornehmen.“

Projektmanager aktualisieren und teilen die Zeitachsen, wodurch sie einen Blick hinter die Kulissen ermöglichen, was unseren Ansatz für die Fertigstellung der Lieferungen angeht. „Dies ist wirklich praktisch, damit Personen, die nicht mitten drin stecken, diese Details einsehen und Vertrauen in den Plan fassen können“, sagt Wertzberger.

Effektive Post-Mortem-Meetings

Wenn ein Projekt abgeschlossen wird, hält das Haberman-Team gerne ein Abschlussmeeting ab, um Erkenntnisse zusammenzufassen, die man beim nächsten Projekt verwenden kann. Die Projektmanager ziehen Daten aus 10,000ft, um die für die verschiedenen Phasen des Projekts aufgewendeten Stunden besser zu verstehen und Einblicke und Kenntnisse für zukünftige Projekte zu erlangen.

 „Eine ganze Reihe an Gründen kann zu Überschüssen führen und 10,000ft hilft uns dabei, wichtige Konversationen zu führen, damit wir das Erlernte auf das nächste Projekt anwenden können.“

—Corrina Wertzberger, Associate Project Management Director, Haberman

 

Datenzugriff, Zeitersparnis und Benutzerfreundlichkeit

Bei Haberman benötigen verschiedene Teams auf verschiedene Arten Einblick in Daten. Während einige Teams Zugriff auf alle Details benötigen, bevorzugen andere hochrangige Übersichten über Projekte, während diese laufen.

Laut Wertzberger müssen die von ihnen verwendeten Software-Plattformen „flexibel genug sein, um einen Mehrwert für Projekte und für die vielfältigen Persönlichkeiten zu bieten, die sie verwenden.“

„Ein Creative Director benötigt vielleicht Input über ein Mitglied seines Teams, von dem er das Gefühl hat, dass es zu stark eingespannt oder nicht ausgelastet ist“, so Wertzberger. „Wir können diese Daten sofort auf 10,000ft bereitstellen. Wir können zudem Managementdaten wie unsere Gesamtrentabilität oder die Art unseres Trackings insgesamt abrufen.“

Bevor wir mit Smartsheet und 10,000ft aufgerüstet haben, waren die Daten, die Teams benötigten, nicht konsolidiert und zugänglich.

„Mit Smartsheet und 10,000ft kann ich Echtzeitinformationen innerhalb von Minuten abrufen. Wenn wir beispielsweise ein Ressourcenmeeting haben, kann ich Analysen aus 10,000ft abrufen, während wir dabei sind, anstatt zu sagen „Ich stelle sie euch später zur Verfügung.“ Alles ist sofort möglich.“

Darüber hinaus muss die von Wertzberger verwendete Plattform benutzerfreundlich sein, da einige Plattformen eine steile Lernkurve aufweisen. Die Mitarbeiter bei Haberman finden jedoch sowohl 10,000ft als auch Smartsheet sowohl intuitiv als auch einfach zu erlernen.

„Ich schule die Menschen oft bezüglich der Verwendung dieser Plattformen und habe schnell erkannt, wie einfach man neue Mitarbeiter einführen kann“, so Wertzberger.

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