EMyth transformiert sein Unternehmen mithilfe von Smartsheet

Wie kann ein Unternehmen einen neuen Weg für sich finden?  Wie kann es dann seinen Betrieb umgestalten, sobald es eine neue Vision hat? Ein Business-Coaching-Unternehmen hat sich im vergangenen Jahr diese Fragen gestellt und ist, nachdem es eine Antwort für sich gefunden hat, diesen Schritt gegangen. Smartsheet war dabei für diese Transformation zentral. 

EMyth ist ein seit 40 Jahren bestehendes Business-Coaching-Unternehmen, das aus der erfolgreichen Buchreiche „EMyth“ (Entrepreneurial Myth) hervorging. Im Laufe der Jahre hat EMyth mit über 70.000 Unternehmen aus 145 Ländern zusammengearbeitet. Bei der Überarbeitung der alten Strukturen und einer kritischen Selbstreflexion stellte man fest, dass die vorhandenen Technologielösungen veraltet waren und unbedingt erneuert werden mussten.

Was ursprünglich als schnelle Systemauffrischung gedacht war, wurde zu einer Gelegenheit, das Unternehmen als Ganzes neu zu konzipieren.  

Das „Ja“ zur Umgestaltung des Geschäfts

Die Projekte und Aufgaben im Zusammenhang mit den notwendigen Systemüberholungen und der Neugestaltung des Unternehmens waren vielfältig und betrafen alle Abteilungen. „Unsere Systeme für das Projektmanagement waren beschränkt“, erinnert sich Kelly Hay, Projektmanagerin bei EMyth. „Projekte und Aufgaben haben wir mit Excel verwaltet. Dadurch konnten wir den zeitlichen Ablauf von Projekten nicht so einfach darstellen und haben in Meetings Stunden damit verschwendet, den aktuellen Stand zu bestimmen.“

Um wirklich erfolgreich zu sein, brauchte EMyth eine Führungskraft, die sämtliche Änderungen, die im Unternehmen stattfanden, genau im Blick hat und steuern kann.

Im April 2012 kam dann Jackie Sangster als Leiterin für Programmmanagement bei EMyth ins Team. „Meine allererste Aufgabe, die mir übertragen wurde, war die Suche nach der idealen Management-Software, die am besten zu den typischen Abläufen im Unternehmen passte. Ich wollte, dass Systeme konsistent und im Sinne einer effektiven Zusammenarbeit den Fortschritt darstellen könnten und eine entschlossene Verfolgung unserer Ziele begünstigen würden.“  

„Als ich dann Smartsheet entdeckt habe, konnte ich mir gut vorstellen, dass es das Richtige für uns ist.  Unser IT-Chef hat dann einmal erwähnt, dass Smartsheet eine Google-Integration hat und dass wir demnächst zu Google Apps wechseln würden. In dem Moment schieden alle anderen Kandidaten aus“, so Sangster.

Die neue Art der Zusammenarbeit entsteht in der Cloud

Sangster und EMyth verwalten nun sieben Arbeitsabläufe in Smartsheet, die den Kern der gesamten Transformation des Unternehmens ausmachen:

• Planung des Umstiegs: Der Umstieg von mehreren veralteten EMyth-Coaching-Prozessen auf neue ist keine kleine Aufgabe. Dabei wird jedes Detail in Smartsheet verfolgt. Mit Hilfe von Gantt-Diagrammen lässt sich der Fortschritt des Umstiegs für jeden im Unternehmen leicht nachvollziehen.
• Entwickeln einer neuen Markenidentität: Der neue Ansatz von EMyth spiegelt sich im neuen Markenauftritt des Unternehmens wider. Sangster und ihr Team organisieren mithilfe von Anlagen alle Informationen im Zusammenhang mit diesem Prozess. Sie sind so leicht zu finden und können zusammen mit der Zeitleiste des Projekts archiviert werden.
• Videoprojekte: In Videos berichten begeisterte Kunden von ihrer Erfahrung mit EMyth und was das vergangene Jahr für sie gebracht hat. Die Erstellung dieser Videos, vom Storyboarding bis zu den letzten Rendering-Schritten, wird mit Smartsheet verfolgt und dokumentiert.
• Website-Entwicklung und -Umgestaltung: Ideen, Hinweise, Verträge, Bilder und Zeitleisten für die Erstellung der neuen Website von EMyth befinden sich an einem zentralen Ort.
• Content-Entwicklung: Ein weiterer Aspekt des „neuen EMyth“ ist das neue System zur Produktbereitstellung, mit dem den Kunden des Unternehmens nun noch mehr verschiedene Dienste zur Verfügung stehen. Jede Entwicklungsphase des neuen Systems wird in Smartsheet erfasst.
• Produktbereitstellung: EMyth hat des Weiteren die Methoden hinterfragt, mit denen die Kunden auf die Coaching-Leistungen zugreifen, und bietet jetzt umfassendes Online-Coaching an. Mit Smartsheet wird die Entwicklung eines jeden dieser neuen Produkte erfasst und die Produktbereitstellung koordiniert.  
• Personal: EMyth verwaltet mit Smartsheet die Einstellung und Schulung ihres kürzlich ausgeweiteten Coaching-Netzwerks. Das betrifft die Anwerbung von neuem Personal, Trainingspläne und Meilensteine.  

Nahtloser Übergang dank Smartsheet und Google

Neben den Arbeitsabläufen von Sangster profitiert auch die IT-Abteilung von EMyth von Smartsheet. Dort plant und managt man damit nämlich sämtliche Systemmigrationen – ganz aktuell den Umstieg von Outlook zu Gmail.  

Die Einführung von Smartsheet war für EMyth nur eines von vielen Puzzleteilen für die Migration in die Cloud. Zusätzlich zu Gmail nutzt man jetzt auch Google Docs und Google Drive. 

„Jede größere zugewiesene Aufgabe innerhalb des Sheets ist mit einem Google Doc verbunden, das die Anforderungen oder Ziele beschreibt. So können alle Beteiligten das Projekt einordnen“, so Sangster.  

Stunden bei der Umgestaltung gespart

„Mit Smartsheet ist alles einfach miteinander verbunden“, so Sangster. „Die interne systemische Kontinuität, die diese Cloud-basierten Systeme ermöglicht haben, ist genau das, was EMyth für seine Umgestaltung brauchte.“

Weil Smartsheet und Google nahtlos zusammenarbeiten, laufen die Kommunikation und die Erteilung von Rückmeldungen effizienter. Sangster erwartet sogar, dass dieses Jahr 2.000 Stunden weniger in Meetings verbracht werden. „Jeder kann nun vernünftig mit den anderen zusammenarbeiten. Das war eine gewaltige Änderung bei EMyth. Die Beteiligung am Projektmanagement hat merklich zugenommen.“

„Unsere IT-Abteilung hat sich durch Smartsheet und Google Apps völlig verändert“, sagt Ben Ostergaard, COO bei EMyth. „Uns wurde bewusst: Nur weil man alle möglichen technischen Lösungen hat, leistet man nicht automatisch gute Arbeit. Mit Smartsheet und Google Apps nehmen wir Technik aus dem Fokus, damit wir uns auf unsere Arbeit konzentrieren können. Diese Tools fördern die Eigenverantwortung. Jeder entscheidet selbst, wie er die Technologie nutzt.  Die Zeiten von IT-Wartung und Krisenmanagement sind für uns vorbei. Wir sind in unserem Denken nicht mehr durch die im jeweiligen Moment bestehenden technischen Möglichkeiten eingeschränkt.“  

„Dank Smartsheet konnten wir den Fortschritt unserer Transformation als Unternehmen verfolgen“, so Tricia Huebner, Vizepräsidentin für wirtschaftliche Entwicklung bei EMyth. „Jetzt können wir unser Versprechen von Innovation und progressivem Denken gegenüber unseren Kunden auf ganz neue Weise erfüllen. Mit Smartsheet und Google hat EMyth wieder mehr Zeit und Geld für die Entwicklung neuer Produkte und Programme für unsere Kunden, die dadurch nachhaltige und profitable Unternehmen gründen können – das Rückgrat unserer Wirtschaft."