BNP Paribas Fortis nutzt 10,000ft, um Projekte zu priorisieren und Teams zu verwalten

BNP Paribas Fortis ist eine führende europäische Bank, die 10,000ft nutzt, um Projekte zu priorisieren, Mitarbeiter zu verwalten und Aufgaben an der Unternehmensstrategie auszurichten

Organisationsgröße

  • Enterprise (10.000+ Mitarbeiter)

Region

  • Europa

Benutzerfälle

  • Zusammenarbeit
  • Projekttransparenz
  • Berichterstellung

10,000ft ist keine Micromanagement-Lösung. Es geht darum, hinsichtlich des Verhaltens der Organisation und der Verantwortung für Ihre Leistung Reife zu erlangen.

Koen Jacobs, Performance Manager, BNP Paribas Fortis

Hinweis des Verfassers: 2019 übernahm Smartsheet 10,000ft, um die Möglichkeiten zum Ressourcenmanagement für Smartsheet-Kunden zu verbessern. Weitere Informationen zu 10,000ft.

 

BNP Paribas Fortis ist eine führende europäische Bank mit Sitz in Brüssel und Niederlassungen in 74 Ländern sowie 192.000 Mitarbeitern weltweit. Eines dieser Teams wird von Performance Manager Koen Jacobs geleitet. Er und seine Mitarbeiter verwalten ständig Hunderte von Projekten zur Verfolgung der Wachstumsstrategien der Organisation. Die Initiativen und Arbeitslasten der Teammitglieder im Auge zu behalten erfordert ein Höchstmaß an Überblick und Organisation.

Der Druck zur Harmonisierung der Projekte steigt

Als Koen, der seit 22 Jahren bei BNP Paribas Fortis arbeitet, vor drei Jahren vom Einrichtungsmanagement in das interne Marketingteam gewechselt ist, fand er, dass es weniger strukturiert war als andere Abteilungen. Er wollte eine Möglichkeit implementieren, sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die richtigen Projekte entsprechend der Unternehmensstrategie priorisierten. Er musste das Gesamtbild sehen, wie das Team innerhalb der Abteilung für die Projekte aufgestellt war.

„Es gab viele Missverständnisse zwischen Projektmanagern und dem Produktionsteam“, erinnert sich Koen. „Es endete damit, dass derjenige, der am lautesten schrie, das Produktionsteam dazu bewegen konnte, sein oder ihr Projekt umzusetzen. Aber es gab keinen, der sagte „Dieses Projekt ist vielleicht wichtiger für unsere Bank“.“

Ein Teil der Herausforderung war der Mangel an Transparenz bezüglich der Gesamtzahl an Projekten. Jeder Projektmanager hatte seine eigene Methode zur Nachverfolgung von Projekten sowie sein eigenes Backlog an Aktivitäten im Rahmen des Projektmanagement. Einige Teams verwendeten Excel-Tabellen, die nur schwer mit den Entscheidungsträgern geteilt werden konnten und keine Echtzeitinformationen widerspiegelten. Andere Teams nutzten Tools wie Clarizen oder Agile Central, die sich aber in Silos befanden.

BNP Paribas Fortis Marketing hatte keine harmonisierte Möglichkeit zum Management von Projekten, zur Interaktion mit Teammitgliedern, zur Aufteilung von Projekten in verwaltbare Teile sowie zur Zuweisung von Aufgaben an Personen.

„Unsere Teams stehen in vielen Dingen unter Druck und wir hatten keine klare Vision", so Koen. „Es ist schön und gut zu sagen, dass man zu viel Arbeit hat, aber man muss Transparenz schaffen, damit alle wissen, woran man heute und morgen arbeitet. Das war das, was wir angesichts der Frustration in diesem Moment ändern mussten.“

bnp
Foto von BNP Paribas Fortis zur Verfügung gestellt

 

„10,000ft hat die besten Ergebnisse geliefert“

Koen war auf der Suche nach einer benutzerfreundlichen, intuitiven Lösung, die seinen Teams dabei half, Aufgaben zu priorisieren und ihre Kapazitäten zu verwalten. Nachdem wir eine Vielzahl von Optionen abgewägt hatten, entschieden wir uns für 10,000ft, eine detaillierte Softwareplattform für das Projekt- und Ressourcenmanagement.

„Wir haben die grundlegenden Funktionen für das Projektmanagement und die Ressourcenplanung angeschaut und 10,000ft hat die besten Ergebnisse geliefert“, so Koen weiter. „Für mich waren die Benutzeroberfläche, die Benutzerintuität und die interaktiven Plattformen ganz klar strukturiert, was den Mangel an Projektmanagementkompetenz in unserer Marketingabteilung ausglich.“

Koen war beeindruckt von der Ressourcenplanung von 10,000ft. „Eine klare Übersicht darüber zu haben, wer woran arbeitet, wer zu viele Aufgaben oder noch Kapazitäten hat, ist von entscheidender Bedeutung“, sagt Koen. „Wir haben die Personen auf der einen Seite und die Projekte auf der anderen. Mit 10,000ft haben wir einen sofortigen Überblick darüber, welche Projekte im Rahmen liegen und welche nicht, und das auf Projekt- und Portfolioebene.“

Nach der Implementierung von 10,000ft in der Marketingabteilung stellte Koen die Ressourcenmanagementplattform in mehr als 10 unterschiedlichen Teams im gesamten Unternehmen vor. 10,000ft bietet BNP Paribas Fortis mehrere einzigartige und wichtige Vorteile. 

 Sofortige Einblicke in Portfolios und Projekte

Einer der wichtigsten Vorteile ist, dass 10,000ft Transparenz bietet – insbesondere bei der Ressourcenplanung. Projektmanager erhalten nun auf einen Blick direkt Einblick in Projekte und Portfolios. 

„Sie können Ihre Projekte detailliert einsehen und Ihre Ressourcen entsprechend planen", so Koen. „So wissen Sie beispielsweise, dass Sie etwas innerhalb von drei Wochen liefern können. Sie können Fragen beantworten, wie „Haben wir die Ressourcen, um dies zu schaffen, oder nicht?“. Andere Lösungen bieten vielleicht dieselben Funktionen, aber sie geben nicht diesen sofortigen Überblick.“

Umsetzbare Berichte und Ressourcenplanung

„Berichte zeigen Ihnen alle Projekte mit Arbeitselementen in einer bestimmten Phase, wie z. B. Lieferrisiko. Dadurch können unverzüglich Maßnahmen ergriffen werden.“

Aus der Managementperspektive bietet 10,000ft einen Schatz an Informationen, der gefiltert werden kann, sodass er gut verdaulich ist. In der Vergangenheit mussten Manager die einzelnen Projekte öffnen, um ihren Status zu beurteilen.

„Derzeit laufen bei uns in etwa 250 Projekte“, so Koen. „Wir verwenden Projektfilter, um zu sehen, ob ein Projekt der Aufmerksamkeit des Management bedarf. Die Berichte können aktualisiert werden. Sie können das Projektportfolio anzeigen, um herauszufinden, ob alles gut läuft. Wenn es Probleme gibt, können Sie sofort die verantwortlichen Projektmanager kontaktieren.“

Die Manager können zudem Berichte als Möglichkeit verwenden, Informationen zum Status der Portfolios ihrer Projekte zu erhalten, sagt Koen weiter. „Es ist für sie von entscheidender Bedeutung, sofortigen Zugriff auf Informationen zu haben“, sagt er. „Berichte zeigen beispielsweise alle Projekte mit Arbeitselementen in einer bestimmten Phase, wie z. B. Lieferrisiko. Dadurch können unverzüglich Maßnahmen ergriffen werden.“

Berichte in 10,000ft bieten Koen ein Gesamtbild der Projekte, auf die er die meiste Zeit und die meisten Ressourcen verwendet. 

„Sie können sich selbst fragen, ob es logisch ist, dass wir hundert Arbeitstage für ein bestimmtes Projekt aufwenden. Und ob es mit unserer Strategie im Einklang steht“, so Koen. „Sie können einzelne Prozesse und das Maß an Präzision einsehen und Aktivitäten steuern, was Prozessverbesserungen, Ressourcenmanagement, die Festlegung von Prioritäten und die Ausrichtung an unserer Strategie angeht.“

Präzisere zeitliche Nachverfolgung

10,000ft bietet eine einfache Möglichkeit für Mitarbeiter, ihre Zeit zu protokollieren. „Niemand macht das gerne“, räumt Koen ein, „aber diese Art von Informationen hilft dabei, besser für die Zukunft zu planen. Die Genauigkeit der Zeitplanung trägt dazu bei, die verfügbaren Kapazitäten Ihrer Ressourcen besser zu verstehen.“

Zeit ist ein immer wichtigerer Asset. Unternehmen orientieren sich aufgrund der Digitalisierung der Märkte immer mehr an Ergebnissen, und die Menge der Zeit, die auf die einzelnen Projekte verwendet wird, muss eine bewusste, strategische Entscheidung sein.

„Es geht darum, wie Sie mit den knappen verfügbaren Ressourcen arbeiten“, sagt Koen. „Sind sie an Ihrer Strategie ausgerichtet? Konzentrieren Sie sich wirklich darauf, so effizient wie möglich zu arbeiten? Sie müssen die Ressourcen Ihrer Organisation so verwalten, als würden Sie Ihr eigenes Unternehmen verwalten.“

„Die Menschen arbeiten und denken proaktiver.“

„Die Tatsache, dass die Menschen wegen 10,000ft proaktiver arbeiten und darüber nachdenken, wie lange eine Aktivität dauert, ist sehr wertvoll.“

Koen verwendet 10,000ft auch als Tool für das Personalwesen, das ihm dabei hilft, die verschiedenen Teams zu schulen und ihre Fähigkeiten weiterzuentwickeln.

„Eines unserer Ziele ist es, die Fähigkeiten im Bereich des Projektmanagements innerhalb unserer Organisation auszubauen“, sagt er. „Aus der Perspektive der Personalabteilung ist 10,000ft wirklich die ideale Lösung, damit Mitarbeiter ihre Soft Skills ausbauen können.“

Eine dieser Skills ist die Erstellung von Prioritäten. 10,000ft hilft Teammitglieder dabei, ihre Arbeitslasten für den Tag sowie die nächsten Wochen zu analysieren, um bessere Entscheidungen zu treffen.

„Ein Mitarbeiter, der Schwierigkeiten hat, alle seine Aufgaben abzuarbeiten, kann sie basierend auf den Einblicken aus 10,000ft priorisieren“, sagt Koen. „Die Tatsache, dass die Menschen wegen 10,000ft proaktiver arbeiten und darüber nachdenken, wie lange eine Aktivität dauert, ist sehr wertvoll.“

10,000ft hilft dem Management dabei, alle Hintergründe zu erfahren

„10,000ft ist keine Micromanagement-Lösung. Es geht darum, hinsichtlich des Verhaltens der Organisation und der Verantwortung für Ihre Leistung Reife zu erlangen.“

Koen hat 10,000ft anderen Abteilungen bei BNP Paribas Fortis empfohlen und würde es auch anderen Unternehmen als „Lösung für umfassende Einblicke“ empfehlen.

„Ich denke, wenn man wirklich transparent ist, kann man Zusammenhänge besser erkennen“, sagt Koen. „Was möchten wir als Organisation erreichen? Was ist unsere gemeinsame Verantwortung? Beginnen Sie aus dieser Perspektive. Es geht wirklich darum, die Zusammenhänge zu erfassen. Es geht darum, aufrichtig den Menschen und ihren Zielen gegenüber zu sein. 10,000ft ist keine Micromanagement-Lösung. Es geht darum, hinsichtlich des Verhaltens der Organisation und der Verantwortung für Ihre Leistung Reife zu erlangen.“

Zwei Jahre nach der Implementierung von 10,000ft ist Koen zufrieden mit seiner Wahl. „10,000ft hat dem Management die Augen geöffnet, damit es sehen kann, wo die Probleme liegen und was kontinuierlich verbessert werden kann“, so Koen weiter. „Es ist die ideale Lösung dafür und es ist toll, dass sich 10,000ft wirklich auf IT-unerfahrene Benutzer konzentriert.“

bnp team
Foto von BNP Paribas Fortis zur Verfügung gestellt