Eine qualitativ hochwertige Kundenerfahrung bieten

Blackboard Inc., 1997 gegründet und mit Hauptsitz in Washington, D.C., ist ein branchenführender Anbieter von Technologien und Lösungen der Enterprise-Klasse für Bildungseinrichtungen. Blackboard Transact bietet eine All-in-one-Campuszahlkarte und ein Türöffnungssystem, das Studenten Zutritt zu allem bietet, von Verkaufsautomaten bis hin zu Dienstleistungen im Rahmen der finanziellen Beihilfe.Als das Transact-Team von isolierten Tools hin zu einer Lösung gelangen musste, die es ermöglichte, gleichzeitig Installationen auf mehreren Campus zu verwalten, entschied man sich für Smartsheet.

Industrie

  • Bildung

Organisationsgröße

  • Groß (2.000–9.999 Beschäftigte)

Region

  • Nordamerika

Benutzerfälle

  • Projekttransparenz

Das beste Kompliment, das wir je erhielten, war eigentlich zum Teil ein Kompliment an Smartsheet. Es kam von mehreren Vice Presidents und Führungskräften, die sagten, dass wir die Ressourcen ihrer Teams besser im Griff hätten als sie selbst.

Taran Lent, Senior Director of Product bei Blackboard

Blackboard nutzt Smartsheet zur Verwaltung der Implementierung von Campus-Zahlungssystemen

Eine Studentin hält vor einem Campus-Automaten inne, hält ihren Studentenausweis über den Sensor und macht sich auf den Weg zur Vorlesung, in der Hand eine Tüte Gemüsechips.

Eine ganz normale, alltägliche Aktivität. Aber hinter den Kulissen geschehen digitale Wunder, und Blackboard Transact ist das Unternehmen, das diese ermöglicht.

Mehr als 50 Kundenimplementierungen pro Jahr in kürzester Zeit

Die Installation des Studentenzahlungssystems auf einem Campus ist bereits eine Herausforderung. Nun aber angenommen, Sie müssen das System auf zahlreichen Campussen einrichten. Und zwar in der kurzen Zeit, in der die meisten Studenten sich nicht auf dem Campus befinden.

Das ist ein typisches Szenario für das Blackboard Transact-Team, das pro Sommer eine Vielzahl von Kundenimplementierungen durchführt. Für jedes Projekt muss das Team: die Anforderungen verstehen, die Bereitstellung von Geräten verwalten, technische Anforderungen überprüfen, Server einrichten und dann die Systeme in einen betriebsbereiten Zustand versetzen. Es ist ein komplexer Prozess und es bleibt keine Zeit für Fehler oder Ineffizienzen.

Schon früher war die Verwaltung von Projekten nur ein Teil der Herausforderung für das Team. Auch die Kommunikation von Informationen vor dem Verkauf, die Verwaltung der Erwartungen nach dem Verkauf und die Organisation von mehreren Arbeitsabläufen und verteilten Teams gehörten zu den Problemen des Unternehmens.

Da kommt Smartsheet ins Spiel

 


„Die IT-Fähigkeiten und -Ressourcen unserer Kunden sind sehr unterschiedlich“, erklärt David Minutella, PMP, Senior Manager of Client Services bei Blackboard Transact. „Mit Smartsheet können wir ihnen alles bieten, einschließlich eines professionellen Projektmanagements.“

Wie flexible Zeitpläne zur Kommunikation beitragen

Vor der Einführung von Smartsheet hatte das Transact-Team Schwierigkeiten bei der Organisation großer Projekte. „Wir haben viele E-Mails hin und her geschickt und mit Excel-Dokumenten gearbeitet, die wirklich kompliziert und in Bezug auf die Versionskontrolle schwierig zu verwalten waren“, erläutert Minutella. „Das machte einen unprofessionellen Eindruck.“

Durch die Einführung von Smartsheet erreichte das Team drei wichtige Ziele.

1. Das Übersichtsblatt für Aufgaben vor dem Verkauf half, die Erwartungen festzulegen, und steigerte das Vertrauen während des gesamten Projekts.

„Wir leiten das Planblatt in Smartsheet an alle im Projektteam weiter“, meint Minutella. „So muss sich jeder nur noch ein Blatt oder einen Bildschirm ansehen, statt Dokumente per E-Mail zu versenden, um herauszufinden, wie der Stand der Dinge ist. “

2. Mit flexiblen Zeitplänen haben Kunden einen besseren Überblick über das Projekt.

„Für die meisten unserer Kundeninteraktionen verwenden wir Zeitpläne“, sagt Taran Lent, Senior Director of Product bei Blackboard.

3. Die Freigabe von Blättern für Auftragnehmer vor Ort ermöglicht Aktualisierungen und Informationen in Echtzeit.

„Es ist viel Koordination erforderlich“, bemerkt Lent. „Alle wichtigen Beteiligten müssen zu einem ganz bestimmten Zeitpunkt zusammenkommen, sie müssen Zugang zu den Einrichtungen haben, die Netzwerkdatenanschlüsse müssen aktiviert sein, sie benötigen Schlüssel für die Geräte und die Gerätekonfiguration, damit alles erfolgreich verläuft.“

 

 

 

Keine 80-minütigen Projektbesprechungen mehr


Seit der Einführung von Smartsheet ist das Blackboard Transact-Team in der Lage, die Aufgaben besser auf die Mitarbeiter zu verteilen, und die Unternehmensleitung behält den Überblick. Es gibt keine 80-minütigen Statusbesprechungen mehr, die früher für jedes Projekt einmal pro Woche abgehalten wurden. Dadurch werden Tausende von Stunden beim Projektmanagement eingespart. Außerdem vermittelt das Unternehmen seinen Kunden jetzt einen professionellen Eindruck, der bereits zu einigen weiteren Aufträgen geführt hat.

„Das beste Kompliment, das wir je erhielten, war eigentlich zum Teil ein Kompliment an Smartsheet. Es kam von mehreren Vice Presidents und Führungskräften, die sagten, dass wir die Ressourcen ihrer Teams besser im Griff hätten als sie selbst.“

Die größte Wirkung hat Smartsheet wahrscheinlich jedoch auf das Unternehmen Blackboard selbst.

„Viele verschiedene Personen leisten auf unterschiedliche Weise einen Beitrag“, sagt Lent. „Durch Smartsheet ist ein Gefühl der gemeinsamen Verantwortung entstanden.“

Das Team arbeitet zusammen. Die Kunden sind begeistert. Und viele wissbegierige Studenten begeben sich glücklich und lernbereit in ihre Vorlesungen.

Erfahren Sie mehr über die Verwendung von Smartsheet für das Projektmanagement oder kontaktieren Sie uns, um weitere Informationen zu erhalten.