Marketing-Effizienz und -Zusammenarbeit steigern

Professionelle Auftragnehmer dabei unterstützen, ihre Arbeit zu erledigen

Heute konzentriert sich Behr auf zwei wichtige Märkte, Verbraucher und professionelle Auftragnehmer. Der Auftragnehmermarkt ist eine Mischung aus Malern, Immobilienverwaltern und Bauunternehmern. Dies ist so ein wichtiger Teil des Business, dass Behr ein spezielles Marketingteam einsetzt, das sich auf die Einführung neuer Produkte, Website-Entwicklung, PR-Veranstaltungen und andere Aktivitäten konzentriert, welche die Anforderungen professioneller Auftragnehmer unterstützen.

Ein Beispiel für diese Programme, auf die sich das Team konzentriert, ist die Behr Pro Experience Tour, ein Programm, welches die weit verteilte Zielgruppe der professionellen Auftragnehmer besser miteinander verbindet. Dieses jährlich stattfindende landesweite Event besteht aus Besuchen auf mehr als 75 Märkten in 34 US-Bundesstaaten mit fünf verschiedenen Tourteams. Das Behr Pro Marketingteam ist für die Planung und die Werbung für Aktivitäten an über 500 Standorten von The Home Depot verantwortlich. Es müssen Zeitpläne eingehalten, Materialien versendet, Schilder angebracht werden. Außerdem muss bei allen Veranstaltungen ein einheitliches Erscheinungsbild erreicht werden. Die Koordination so vieler Aktivitäten erfordert einen enormen Zeit- und Arbeitsaufwand.

Als Lisa Kudukis 2011 als Director of Professional Products and Services zu Behr kam, nutzte das Marketingteam Tabellen zur Verwaltung all dieser Aktivitäten. Dies funktionierte jedoch nicht für die schnell arbeitende Gruppe, die häufig unterwegs war.

„Eine unserer größten Herausforderungen war es, das Team über alle Veranstaltungen zu informieren – was gut oder schlecht funktioniert hat, anstehende Aufgaben oder Fristen, Nachbereitung … Sie wissen schon. Die Behr Pro Experience Tour war nicht das einzige Projekt, an dem das Team gearbeitet hat. Jedes Teammitglied hatte andere Initiativen, die parallel liefen, es bildeten sich gelegentlich Informationssilos. Wenn in letzter Minute ein Problem aufkam und der Projektleiter nicht verfügbar war, konnte keiner im Team einspringen, um das Problem zu lösen“, so Kudukis.

Engpass im Management

Eine weitere Schwachstelle, welche die Produktivität von Kudukis einschränkte, war die Tatsache, dass die elf ihr direkt unterstellten Mitarbeiter ihr jeweils ihre eigenen Projektdaten in einzelnen Tabellen zukommen ließen. Das bedeutete, dass sie, wenn sie einen Bericht für das gesamte Team für das gehobene Management erstellte, elf verschiedene Dokumente, welche nicht standardmäßig in demselben Format vorlagen, öffnen und prüfen musste. Sie stieß zudem auf Versionskontrollprobleme, was bedeutete, dass sie nicht sicher sein konnte, ob sie die jeweils aktuellen Informationen vorliegen hatte. Als ihr Frust immer größer wurde, erkannte sie, dass sie etwas ändern musste.

„Wir verwendeten Microsoft Excel zur Verwaltung teamweiter Aktivitäten, aber damit konnten wir lediglich einzelne Momentaufnahmen erstellen. Wir brauchten ein Zusammenarbeitstool, das uns bezüglich aller Aktivitäten und Fristen auf dem neuesten Stand hielt und zudem ein einheitliches Format dafür bot, wie wir Aktivitäten nachverfolgten und verwalteten. Es musste zudem alle Informationen zusammenführen, die ich brauchte, um Berichte für das Managementteam zu erstellen. Das Tool sollte außerdem benutzerfreundlich sein, damit wir hinsichtlich aller sich ständig verändernden Details zu allen Aktivitäten immer auf dem Laufenden waren, und uns eine ganzheitliche Übersicht über alle von uns verwalteten Elemente bieten. Das ist eine ganze Menge für ein Tool“, sagte Kudukis.

Weitergabe und Weitergabe unter gleichen Bedingungen

Als sie nach einer besseren Lösung suchte, legte Kudukis einige entscheidende Merkmale fest, die die Lösung bieten musste:

• Sie musste benutzerfreundlich sein und das Team musste das Tool intuitiv anwenden können.

• Die unterstützenden Informationen zu den einzelnen Veranstaltungen mussten als Anlagen hinzugefügt werden können.

• Es musste sich um eine Cloud-basierte Lösung handeln, die es dem Team erlauben würde, sich von überall aus anzumelden und Aktualisierungen in Echtzeit vorzunehmen.

Nach Prüfung einer Reihe von Optionen wählte Kudukis Smartsheet als Projektmanagementtool für das Team. Zunächst setzte sich das Team zusammen, um eine Vorlage zu entwerfen, die alle zur Protokollierung von Aktivitäten verwenden konnten. Dies bedeutete, dass alle Projekte dasselbe Erscheinungsbild aufwiesen, wodurch man sie leicht aktualisieren konnte.

Als nächstes erstellte sie ein Master-Dashboard mit Informationen zu wichtigen Initiativen aller ihr direkt unterstellten Mitarbeiter. Zellen mit kritischen Daten, z. B. Statusinformationen, sind direkt mit den einzelnen Sheets des jeweiligen Teammitglieds verlinkt, sodass Informationen automatisch aktualisiert werden, wenn das Team Änderungen vornimmt (weitere Informationen zum Verlinken von Zellen in Smartsheet). Nun sind alle Informationen an einem zentralen Ort gespeichert, sodass Kudukis einen Überblick über alle Projekte hat, nach denen sie sucht.

Kudukis sagt: „Smartsheet hat mir beim Reporting an das Führungsteam enorm geholfen. Ich kann leicht die Aufgabenlisten vorzeigen, die belegen, dass das Team alle Details der einzelnen Veranstaltungen durchdacht hat. Außerdem können alle Führungskräfte detailliert Einsicht nehmen und jederzeit Dokumente abrufen, wenn sie sehen wollen, was wir machen. Für mein Team ist Smartsheet ein wichtiger Faktor, um Zeit und Geld zu sparen, weil alle zugreifen, den Projektstatus sehen und gegebenenfalls Unterstützung bieten können. Es half auch dabei, Chancen oder Hindernisse für neue Business-Entwicklungen zu erkennen.“

Die Vorteile von Smartsheet für Kudukis und ihr Team sind unter anderem:

• schnelle Einführung durch leichte Bedienung, was zu einem höheren ROI führte

• vermehrte Zusammenarbeit, Produktivität und Effizienz

• vereinfachte Berichterstellung, Fehlerbehebung und Budgetmanagement

Ein Blick in die Zukunft

Kudukis hebt auch sofort hervor, dass das Team gerade erst an der Oberfläche dessen kratzt, was Smartsheet alles kann. Zum Beispiel ist geplant, Smartsheet auch in Zusammenhang mit Budget-Aufgaben einzusetzen. Darüber hinaus haben auch andere Teams bei Behr, z. B. das Logistikteam, mit der Nutzung von Smartsheet begonnen. Dies beweist wieder einmal, dass Mundpropaganda und die Zusammenarbeit, die durch diese Lösung möglich wird, viel Aufmerksamkeit innerhalb einer großen Organisation wie Behr erregen können.