AeroMD verwendet Smartsheet bei der Krisenbewältigung und zur Vorbereitung auf COVID-19

AeroMD stellt Sanitätsflugzeuge für die karibischen Inseln bereit. Hier entscheidet eine klare Kommunikation und Zugriff auf Informationen über Leben und Tod. AeroMD hat seinen Sitz auf den Amerikanischen Jungferninseln und verwaltet mit einem strategischen Luftfahrtpartner eine Flotte von Starrflügel-Sanitätsflugzeugen und erfahrenen Sanitätsteams, um bei einzelnen Notfällen oder auch im Katastrophenschutz wie etwa bei Orkanen zu helfen. Als die COVID-19-Pandemie die Inseln heimsuchte, für die AeroMD zuständig ist, entschied sich das Unternehmen für Smartsheet, um seine Lagerbestände und Materialien zu verwalten, Informationen zum Gesundheitsschutz bereitzustellen und die Verbreitung von COVID-19 in der Region anhand der Erkrankungsfälle nachzuverfolgen.

Smartsheet ist eine wichtige Komponente der Technologieinnovation bei AeroMD, um die Situationsanalyse zu verbessern und Einfluss auf die Planung und Krisenreaktion zu nehmen. AeroMD verwendete das erste Sheet für die Verwaltung der Details zu seiner nationalen Akkreditierung und ist mittlerweile bei Dashboards für Lagerbestand und Lieferkette angelangt. Das Unternehmen sammelt mit Smartsheet wichtige Informationen an einem Ort, während es gleichzeitig die Kommunikation in dem weitläufigen Gebiet optimiert.

„Wir agieren als Luftrettungsdienst auf den Jungferninseln und müssen stets über die Reisebeschränkungen anderer Länder auf dem Laufenden sein“, so Alex Franklin, Business Architekt bei AeroMD. „Wir müssen den Status des Sanitätsteams, die Einsatzorte unserer Flugzeuge, die medizinische Ausrüstung und die Aufenthaltsräume unserer Crew überwachen. In der Vergangenheit wurden diese Systeme einzeln überwacht und waren unabhängig voneinander. Manche Informationen versickerten irgendwo. Also begannen wir, alles in Smartsheet zu erfassen und ein Dashboard zu erstellen, damit wir alle Informationen an einem Ort einsehen konnten.“

Effizientere Nachverfolgung medizinischer Ausrüstung in Notsituationen

Die Gefahr durch COVID-19 veranlasste AeroMD, seine Anstrengungen, die Nachverfolgung und Beschaffung medizinischer Ausrüstung wie Beatmungsgeräte und Quarantäneausrüstung für den Transport infizierter Patienten schneller voranzutreiben. Franklin und ein Team erstellten ein Dashboard für Lagerbestände und die Lieferkette, in dem zu sehen ist, welche Ausrüstung bestellt wurde, wann sie an einem bestimmten Ort ausgeliefert wird, bei welchen Artikeln Rückstände bestehen, wann Lieferungen eingehen und ob die Artikel tatsächlich den bestellten Artikeln entsprechen. Automatische Benachrichtigungen und Farbcodierung zeigen an, wenn Artikel unter einen bestimmten Mindestbestand sinken, damit neue Ausrüstung bestellt und gesichert werden kann.

„Unsere Erfahrung mit dem COVID-19-Dashboard hat uns wirklich dazu gezwungen, unser Lagermanagementsystem aus einem neuen Blickwinkel zu betrachten“, so Franklin. „Wir werden die Tools, die wir speziell für die Zeit von COVID entwickelt haben, in Zukunft für den alltäglichen Gebrauch aller Materialien einführen und den entsprechenden Teams Zugriff auf diese Dashboards geben. Aktuell stehen Betaversionen bereit, die wir aktiv verwenden. Diese werden jedoch mit der Weiterentwicklung unserer anderen Systeme immer wieder aktualisiert.“

Franklin entwickelte außerdem ein Informations-Dashboard mit Daten aus dem Johns Hopkins University Center for Systems Science and Engineering, einer der führenden Quellen für zuverlässige globale Daten zur COVID-19-Pandemie. Er arbeitete mit einem lokalen Ingenieur an der Erstellung einer API, um AeroMD die Möglichkeit zu geben, Daten der Johns Hopkins University zu verwenden, um eine detailliertere Übersicht zu den einzelnen Karibikinseln zu erstellen. Die aussagekräftigen Daten ermöglichten es AeroMD, Mitarbeiter und regionale Partner umfassend zu informieren, um sicherzustellen, dass sie bei ihrer täglichen Arbeit die aktuellsten und genauesten Informationen zur Verfügung haben.

Eine benutzerfreundliche und funktionelle Plattform

Smartsheet war für AeroMD vor allem aufgrund seiner schnellen Lernkurve, der Benutzerfreundlichkeit und des interaktiven Layouts eine wertvolle Ressource. Die Lösung bietet ideale Voraussetzungen für Benutzer, die schnellen Zugriff auf eindeutige Informationen benötigen. Vor der aktuellen Pandemie setzte AeroMD Smartsheet bereits für eine optimierte Reaktion auf Naturkatastrophen ein, wie etwa bei Hurrikan Dorian. Die Lösung überzeugte vor allem dann, wenn Notfalleinsatzteams Echtzeit-Updates zu den Bedingungen vor Ort und Reiseeinschränkungen in den zahlreichen Ländern, in denen wir tätig sind, benötigten. 

„Hurrikan Dorian hat uns wirklich dahingehend die Augen geöffnet, wie schnell ein Dashboard erstellt werden kann, um die Situation in äußerst gefährlichen und chaotischen Umgebungen zu analysieren“, erklärt Dr. Brendan Anzalone, President und Chief Medical Officer bei AeroMD. „In diesen Fällen steht und fällt alles mit der Kommunikation und man kommuniziert besser zu viel als zu wenig. Es ist wichtig, dass die Einsatzkräfte die Dashboards beachten, und Smartsheet überzeugt durch sein ansprechendes Layout. Alex hat wirklich hervorragende Arbeit geleistet und ein einzigartiges, ansprechendes und funktionales Dashboard entwickelt.“