Geheimnisse eines Smartsheet Overachiever: Lernen Sie, wie Sie die komplexesten Initiativen skalieren

Hinweis des Verfassers: 2020 haben wir ein neues Programm für unsere engagiertesten Smartsheet-Botschafter eingeführt: Smartsheet Overachievers. Diese Elite-Kunden sind nicht nur Produktexperten, sondern auch Innovatoren, Revolutionäre und die ultimativen Anpacker. Dies ist der achte (und letzte) einer Reihe von Blogposts, die Ihnen die Gründungsmitglieder der Overachievers und ihre Erfolge, Herausforderungen und Tipps mit Smartsheet vorstellt.

Rachel Schiele hat eine wichtige Aufgabe. Als Director of Professional Services und Customer Success beaufsichtigt sie das Implementierungsteam sowie die Tätigkeiten für technische Integrationen und den Kundenerfolg des Unternehmens. Kurz gesagt: Sie arbeitet mit Kunden in jeder Phase der Geschäftsbeziehung zu Motus, einem Anbieter von Software as a Service (SaaS), mit der Unternehmen ihre Flottenfahrzeuge verwalten, Mitarbeitern ihre zurückgelegten Kilometer erstatten und umsetzbare Geschäftsanalytik für ihre Abläufe entwickeln. 

Bei dynamischen beruflichen Aufgaben benötigen Sie ein Tool, das mithalten kann. Rachel hat dieses Tool mit Smartsheet gefunden. Sie nutzt Control Center für automatisierte Bereitstellungen und Bridge für automatisierte E-Mails.  

In dynamische Arbeit eintauchen  

Als Rachel 2018 die Verantwortung für das Implementierungsteam übernommen hat, hatte ihr Vorgänger bereits einen Workflow über Smartsheet Control Center angefangen. Ehrgeizig wie sie ist, hat sich Rachel sofort daran gewagt.

„Als ich die Leitung übernommen habe, habe ich die Möglichkeiten der Anwendung erkannt“, sagt sie. „Ich habe mich intensiv damit beschäftigt, wie wir Control Center taktisch einsetzen, um das Team auf die nächste Ebene zu bringen.“

Bei der Implementierung hat ihr Team Projektpläne immer noch manuell in Excel erstellt, was Rachel als „furchtbar“ bezeichnete. Sie hat das Team dazu ermutigt, stattdessen Smartsheet zu nutzen, und es gefragt, wie mehr Funktionen implementiert werden könnten. 

„Wir haben uns gefragt, ob wir automatische Alarme für Erinnerungen an Kunden nutzen können“, sagt sie. „Wie nutzen wir Dashboards und wie gestalten wir sie ansprechend? Ich habe erkannt, was die Plattform für das Team leisten konnte.“

Control Center für Wachstum nutzen  

Als das Implementierungsteam den Implementierungsprozess ohne zusätzliches Personal definieren sollte, hat Rachel nach einer Lösung gesucht, die dem Team alles auf einmal ermöglichte: skalieren, effizient berichten und ein verlässliches Erlebnis für das Kunden-Onboarding bieten.

Die Lösung war eine Kombination aus Salesforce Connector in Smartsheet plus Control Center zum Bereitstellen von Kundenprojekten. 

„Dieser neue Prozess hat es uns erlaubt, all die nötigen Komponenten des Kundenprojektplans, die Rollup-Berichterstellung auf Management- und Führungsebene und ein individualisiertes Kundendashboard für Transparenz bereitzustellen – und das alles in zwei Minuten“, erklärt Rachel.

„Mein Team nutzt Smartsheet, um seine Arbeit besser zu erledigen, weil ihm mehr Zeit für die Kunden zur Verfügung steht.“

Rachel hat schon früh ausgerechnet, dass das Unternehmen nach einem Jahr mit diesem neuen Prozess das Äquivalent des Gehalts eines Vollzeitmitarbeiters einspart. 

Eine Brücke zu Smartsheet 

Die nächste große geschäftliche Herausforderung hat sich aus den automatisierten Salesforce-E-Mails des Teams entwickelt. Die Umgebung entwickelte sich zu einem Engpass und der Bedarf an schneller Skalierung führte abermals dazu, dass sich Rachel genauer angesehen hat, was Smartsheet bietet. Die Lösung für ihre Herausforderungen war die im letzten Jahr eingeführte Anwendung Bridge. 

Rachel konnte die automatisierten E-Mails des Implementierungsteams mithilfe einer API mit SendGrid von Salesforce zu Bridge verschieben. Damit hat das Team Zeit gespart und die Prozessverbesserungen beschleunigt. 

„Wir können den gesamten Prozess selbst in die Hand nehmen und als Team deshalb das Unternehmen unterstützen, während [Motus] Produkte und Services hinzufügt, die Implementierungsunterstützung benötigen“, sagt sie.

Wenn Rachel nicht gerade das Wachstum ihres Unternehmens, ihrer Teammitglieder oder ihrer zwei Kinder unterstützt, geht sie joggen, liest oder verreist. 

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