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Event-Planung mittels Projektmanagement

by Christa Matson

Smartsheet Co-Bloggerin Lindsay Scott sagt: “Seit einigen Jahren bin ich in einer Gruppe für spezialisiertes Projektmanagement namens PMOSIG aktiv. Dies ist eine freiwillige Interessengruppe für PMOs (Project, Programme and Portfolio Offices), die Konferenzen und Meetings plant, organisiert und durchführt. Es ist eine interessante Erfahrung, dort mitzumachen. Event-Management ist in meinen Augen eine vereinfache Variante von Projektmanagement. Der Schlüssel zum Erfolg besteht darin, das Management simpel zu halten, nach der eingängigen englischen Devise “K.I.S.S.” (Keep It Simple Stupid!). Obwohl alle Mitglieder in unserer Gruppe aus dem Projektmanagement kommen, haben wir in den ersten Jahren keinerlei Tools verwendet, um Konferenzen zu planen und managen. Es war, als ob wir unbewusst entschieden hätten, alles zu ignorieren, wofür unser Berufsstand eintritt. Könnten wir also unsere Veranstaltungen auf einer Papierserviette planen und durchführen?

Nein

Die einfachste Lektion, die wir gelernt haben – und die uns dazu gebracht hat, unsere Herangehensweise an Event-Management komplett zu ändern – war, dass die Teammitglieder wissen müssen, wo wir bei der Planung stehen, was jeder einzelne machen muss und wann jede einzelne Aufgabe fällig ist (und das ohne Stress und Hektik!). Mithilfe einer einfachen Projektplanung für Events konnten wir für unser Freiwilligenteam klare Verhältnisse schaffen. Alle hatten Zugang zur Planung, sie konnten die ihnen zugewiesenen Aufgaben sehen und die Konsequenzen verstehen, die Verspätungen nach sich ziehen würden. Besonders hilfreich war, dass wir Notizen über Fortschritte mit anderen teilen konnten und Dokumente anhängen konnten – ein Segen, wenn man sonst keinen Ort hat, an dem man Informationen zentral und für alle leicht zugänglich zusammentragen kann

Diese Projektplanung erzeugte auch einen Sinn für Dringlichkeit. Wer schon einmal in einer Gruppe von Freiwilligen mitgemacht hat, weiß, dass das Engagement für etwas, was man in seiner freien Zeit unentgeltlich macht, anders ist als für einem Job, für den man bezahlt wird (und ein Privatleben haben die Leute natürlich auch noch).

Gemeinschaften für Projektmanagement innerhalb von Organisationen werden immer beliebter, weil dort Wissen weitervermittelt und Erfahrungen von Gleichgesinnten weitergegeben werden. Wenn auch Sie Events dieser Art veranstalten möchten, sei es in Ihrer Stadt oder in Ihrer Firma, finden Sie im folgenden eine Übersicht über die Dinge, an die Sie denken und die Sie planen müssen:

Brainstorming und Planung

Wie bei allen neuen Projekten verbringen wir zunächst einige Zeit damit, uns ein Thema oder eine Idee für die Konferenz zu überlegen. Danach gehen wir ins Detail. Wie wird eine ganztägige Konferenz aussehen, wie viel soll die Teilnahme kosten und inwieweit wollen wir die Konferenz ausbauen, wenn es sich um die zweite Veranstaltung dieser Art handelt.

Auswahl der Redner

In meiner Gruppe hatten wir bei jeder Konferenz andere Redner, die wir aufgrund ihrer Spezialisierung auswählten und weil sie zu unserer Konferenz passten. Auch Redner müssen gemanagt werden; sie schätzen insbesondere Organisatoren, von denen sie klare Vorgaben, Deadlines und gut durchdachte Logistik bekommen, damit sie wissen, wann sie wo erscheinen müssen.

Event-Marketing

Je mehr Zeit Sie vor einer Konferenz haben, desto mehr können Sie dafür werben. Ihr Ziel ist es, den Leuten die Veranstaltung immer wieder in Erinnerung zu rufen, ohne sie jedoch mit Werbung zuzuschütten. Nutzen Sie verschiedene Kanäle, um Ihre Veranstaltung ins Gespräch zu bringen wie Gruppen auf LinkedIn und Twitter und decken Sie in Ihren Newslettern die verschiedenen Aspekte des Themas ab, die auf Ihrer Konferenz behandelt werden.

Konferenz-Logistik und Personal

Nach unseren Erfahrungen liefen Konferenzen sehr viel reibungsloser, wenn wir uns sorgfältiger um die Planung gekümmert haben, was nicht verwundern sollte, denn schließlich sind alle Beteiligten Planungsprofis! Das heißt keine unerfreulichen Überraschungen auf die letzte Minute, so dass wir unsere Konzentration darauf richten konnten, das Tüpfelchen auf das “i” zu setzen. Damit meine ich, dass wir das Networking der Teilnehmer untereinander aktiv unterstützen, anstatt sie einfach sich selbst zu überlassen. So sind zum Beispiel interaktive Sessions professioneller als wenn die Leute sich einfach in den Gängen unterhalten. Außerdem konnten wir schneller auf individuelle Bedürfnisse von Teilnehmern reagiren, wenn es keine Probleme mit dem Catering gab oder die Bestellung von Taxis nach der Veranstaltung bereits im Vorfeld organisiert wurde.

Abschließende Bewertung

Im Anschluss nehmen wir uns immer Zeit, aus der Veranstaltung Lektionen zu ziehen. Wir sprechen darüber, wie wir selbst die Veranstaltung fanden, schauen uns das Feedback an und erstellen einen Bericht, der zu einer geänderten Planung für die nächste Konferenz führen kann. Auf diese Weise befinden wir uns in einem ständigen Verbesserungskreislauf und Ideen für Verbesserungen fließen direkt in die Planung für die nächste Veranstaltung ein.

Für die oben gezeigten Screenshots haben wir die folgenden Smartsheet Vorlagen verwendet:

Lindsay Scott, Co-Autorin des Smartsheet Blogs, ist Mitbegründerin von Arras People, einer in UK ansässigen HR-Beratungsfirma, die auf Programm- und Projektmanagement spezialisiert ist. Lindsay veranstaltet sogenannte Career Clinics für PMO-Profis und hält Vorträge über Projektmanagement als Karriere. Mehr von Lindsay kann man auf Ihrem Blog How To Manage a Camel lesen.