Arten von Projektbesprechungen
In der Regel mit einem Projekt-Kick-off-Meeting gestartet, es ist wichtiger denn je, während der Projektausführungsphase eine offene Kommunikation aufrechtzuerhalten, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Je nach Projekt gibt es verschiedene Arten von Meetings, die während der gesamten Projektdauer hilfreich sein können.
- Projekt-Kick-Off-Meeting: Die Projektausführungsphase beginnt in der Regel mit einem Projekt-Kick-off-Meeting. Alle Stakeholder und Teammitglieder sollten zu diesem Meeting eingeladen werden, um über den Projektplan zu sprechen und alle vorhersehbaren Probleme oder Bedenken zu besprechen.
- Stand-Up oder Scrum Meeting: Diese Meetings werden auch als Daily Huddle, Morning Roll Call oder Daily Standup bezeichnet und bringen Projektteammitglieder zusammen, um zu besprechen, was sie am Vortag erreicht haben, was sie an diesem Tag planen und welche Hindernisse sie haben. Der Fokus liegt dabei auf der Zusammenarbeit und Verantwortlichkeit zwischen den Teammitgliedern.
- Status oder Progress Meeting: Die Projektstatus- oder Fortschrittstreffen findet in der Regel wöchentlich oder monatlich während der gesamten Projektlaufzeit statt. Dieses Meeting bringt alle Stakeholder zusammen, um zu besprechen, was erreicht wurde, welche Meilensteine erreicht wurden, was auf den Weg ist und welche Probleme angegangen werden müssen.
Sowohl für den Projektstart als auch für Statusbesprechungen sollten Projektmanager vor dem Meeting eine Agenda senden und jemanden anwesend haben, der das Meetings-Protokoll dokumentiert. Dies hilft den Teilnehmern bei der Planung und Vorbereitung auf das Meeting und ermöglicht den Teammitgliedern auch, auf das Protokoll als Aufzeichnungssystem für die besprochenen Elemente zurückzublicken.
Weitere Ressourcen:
- Vorlagen für kostenlose Meeting-Agenda
- Kostenlose Vorlagen für Besprechungsminuten
- Effektive Meeting-Management-Lösung
- E-Book: Wie viel kosten Meetings eigentlich?
- So richten Sie ein effektives Scrum-Meeting in 3 Tagen oder weniger ein
- So richten Sie ein Scrum Meeting wie ein Master ein
- Infografik: Wirken sich dysfunktionale Meetings auf Ihr Ergebnis aus?
Management von Stakeholder-Kommunikationsplänen
Eine starke Kommunikation mit allen Stakeholdern während eines Projekts ist entscheidend, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten und das Vertrauen der Stakeholder zu erhalten. Im Abschnitt zur Initiierungsphase dieses Leitfadens haben wir eine Liste der Faktoren bereitgestellt, die Sie bei der Erstellung Ihres Stakeholder-Management- und Kommunikationsplans zu berücksichtigen sollten. Jetzt in der Ausführungsphase ist es an der Zeit, Ihren Plan umzusetzen.
Hier sind Best Practices für die Kommunikation mit Stakeholdern während Ihres gesamten Projekts:
- Seien Sie vorbereitet und planen Sie zwei Schritte voraus, wie und wann Sie Ihren wichtigen Stakeholdern kommunizieren können.
- Antizipieren Sie die Bedürfnisse von Stakeholdern und reagieren Sie darauf, bevor sie zum Problem werden.
- Stellen Sie sicher, dass alle Stakeholder Zugriff auf den gesamten Projektplan haben, damit sie den Fortschritt überprüfen können, ohne Sie stören zu müssen.
- Erstelle eine Roll-up-Ansicht von Ihren High Level Fortschritten und KPIs, damit Stakeholder bestimmte Indikatoren anzeigen können, ohne sich in die Details der Projektaufgaben auseinandersetzen zu müssen.
Weitere Ressourcen: