Mit Smartsheet Portalen die Produktivität steigern und Mitarbeiter auf dem Laufenden halten

Blog

Mit Smartsheet Portalen die Produktivität steigern und Mitarbeiter auf dem Laufenden halten

Verschwenden Sie Zeit mit der Suche nach Informationen? Eine kürzlich erschienene Infografik (auf English) zeigt, dass Informationsarbeiter 36% ihres Arbeitstages mit der Suche und dem Zusammentragen von Informationen verbringen und in 44% der Fälle die gesuchten Informationen trotzdem nicht finden können.

Oftmals werden Informationen an Mitarbeiter manuell per E-Mail oder zum Herunterladen weitergegeben, was zu weiteren Problemen führt. Ständiges e-mailen und Chats, die Unmöglichkeit von Versionskontrolle bei Dokumenten und andere Schwierigkeiten gestalten die Arbeit mühsam und ineffizient.

Zentralisierte Informations- und Datenquellen sind grundlegend für die einfache und effektive Verwaltung und das Teilen von Dokumenten und Daten mit Mitarbeitern. Aber die vorhandenen web-basierten Plattformen und firmeneigenen Intranets sind nur begrenzt geeignet.

So müssen sie beispielsweise von der IT-Abteilung eingerichtet werden, was für die Nutzer eine Verzögerung bedeutet. Auch die Aktualisierung dieser Systeme kann schwierig sein, womit Informationen schnell veralten und die Nutzer dann darauf warten müssen, dass die IT-Abteilung die notwendigen Änderungen vornimmt.

Mit Portalen Ihre Teams produktiv und auf dem aktuellen Stand halten

Smartsheet Portale bringen Teams und Abteilungen zusammen, denn sie machen es einfach, zentralisierte Informationsknotenpunkte zu schaffen und zu pflegen. So bleiben Teams synchron und sparen Zeit bei der Informationssuche.

Kyle Chipman von Chipman Design Architecture verwendet Portale für genau diesen Zweck. Auf die Frage nach dem Nutzen, den Smartsheet seiner Firma gebracht hat, sagt er: “Der Zugriffspunkt für Informationen wurde zusammengelegt.”

Und er fügt hinzu: “Portale sind eine unschätzbare Ergänzung dieser Zusammenlegung [und] sie ermöglichen den Mitarbeitern in allen unseren fünf Büros sowie unseren Beratern und Kunden im ganzen Land, prompt und intuitiv auf die Einblicke und Informationen zuzugreifen, die sie brauchen, um ihre Projekte voranzubringen.”

Portale lassen sich einfach bearbeiten; es sind für die Erstellung und Aktualisierung keine Kodierungskenntnisse erforderlich, so dass die Nutzer in Ihrem Unternehmen nicht mehr von der IT-Abteilung abhängig sind, um ihre Informationsknotenpunkte auf dem aktuellen Stand zu halten.

Direkter Zugriff auf Ressourcen

Zur Einführung stellen wir Ihnen zwei Beispiele aus der Praxis vor, wo Portale dafür sorgen, dass Mitarbeiter abteilungsübergreifend auf dem gleichen Stand sind:

1. Portal für Team-Ressourcen

 

Portale für Team-Ressourcen sind eine einfache Methode, Schnellzugriffe auf wichtige Ressourcen zusammenzuführen, so z.B.

  • Smartsheet Blätter, Berichte, Dashboards und Formulare
  • Informationen über Funktionsträger und Kontaktinformationen
  • Mitarbeiter-Ankündigungen
  • Webseiten
  • Präsentationen
  • Dokumente
  • Bilder

Teams können das Layout ihres Portals selbst konfigurieren sowie visuell ansprechende Titel sowie Text zur Erläuterung von Zusammenhängen und Anleitungen hinzufügen. Portale lassen sich nutzen, um Abteilungssilos aufzubrechen und die Zusammenarbeit zu verbessern, indem dem eigenen Portal Schnellzugriffe auf die Portale und Dashboards der anderen Teams und Abteilungen hinzugefügt werden.

So kann beispielsweise ein Produktteam ein Portal nutzen, um dort seine Roadmap, Planung und kommende Produkteinführungen für das gesamte Unternehmen sichtbar zu machen. Auf diese Weise können andere Abteilungen, deren Arbeit von diesen Informationen abhängt, entsprechend planen.

 


2. Portal für Personalwesen

HR-Portale können für Mitarbeiter den Zugriff auf grundlegende Informationen und Dokumente herstellen wie z.B.:

  • Arbeitgeberleistungen

  • Krankenversicherung

  • Unternehmensweite Bekanntmachungen

  • Interne Stellenangebote

  • Mitarbeiter-Handbuch

Ein Portal für Human Resources spart den Mitarbeitern Zeit und Mühe, denn sie finden die erforderlichen Informationen an einem Ort und in einem einheitlich strukturierten, einfach verständlichen Format, welches überdies einfach bearbeitbar ist.

Dies sind nur ein paar Beispiele, wie Portale mit einfachem Zugriff relevante Informationen an einem Ort zur Verfügung stellen und auf diese Weise Ihre Teams zusammenbringen, was ihnen mehr Zeit gibt, bei ihrer eigentlichen Arbeit voranzukommen.

Das Spektrum der Möglichkeiten ist jedoch noch größer. Chipman sagt, seine Firma hat die folgenden Portale, mit denen Teams, Berater und Kunden auf dem Laufenden bleiben:

  • Portale für “landesweite Kunden mit KPI's der Projekte, Onboarding-Ressourcen, Kalendern mit Meilensteinen und Organigrammen für eine klarere Entscheidungsfindung.”

  • Portale für “Produktionssoftware mit Links zu Leitfäden mit Best Practices; zu Berichten, wo Problemfälle und Lösungen zur unternehmensweiten Nutzung gesammelt werden; sowie zu Knotenpunkten zum Herunterladen für konfigurierte Plugins.”

  • Und schließlich “ein firmenweites Portal, das schnell und klar Zugriff gibt auf Unternehmensrichtlinien und Unternehmensabläufe, unseren Stilleitfaden und unsere Markenelemente, darüber hinaus Webformulare zum Anfordern von Büromaterial und Genehmigung von Geschäftsreisen sowie einen fortlaufend aktualisierten Ticker, der die Erfolge von einzelnen Mitarbeitern und Teams anzeigt.”

Die Portale sind für Smartsheet-Kunden mit entsprechenden Business- oder Enterprise-Plänen verfügbar.

Wenn Sie einen Team- oder Einzelplan haben und ein Upgrade Ihres Plans vornehmen möchten, damit Sie die Portale nutzen können, kontaktieren Sie uns gleich heute.