In weniger Zeit mehr schaffen mit automatischen Aktionen und anderen zeitsparenden Tools

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In weniger Zeit mehr schaffen mit automatischen Aktionen und anderen zeitsparenden Tools

Die Zeit, die Sie mit Routineaufgaben verbringen, mindert Ihre Fähigkeit, sich auf die Lösung von Problemen oder auf Innovationen in Ihrem Unternehmen zu konzentrieren. Aktualisierungen, Statusberichte, Genehmigungen und Freigaben zu verwalten ist zeitaufwändig und repetitiv, darüber hinaus es ist oft zusammenhanglos und es können leicht Fehler unterlaufen. Oft gehen Aktualisierungen und Genehmigungen, die prompt erledigt werden sollten, im E-Mail-Posteingang unter, entweder bei Ihnen oder bei anderen.

Automatische Aktionen eliminieren Routineaufgaben, so dass Sie sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können. Das neue Smartsheet Benachrichtigungs-Center macht es leicht, auf dem neusten Stand zu bleiben, und die völlig neue mobile App hilft Ihnen, Ihrem Team und allen anderen Beteiligten, Arbeiten von überall aus voranzubringen.  

Arbeitsprozesse mit automatischen Aktionen straffen

Jetzt können Sie einfache Automatisierungsregeln in wenigen Minute erstellen – und ohne irgendwelchen Code oder komplexe Formeln – um Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten und die Produktivität zu erhöhen. Automatische Genehmigungsanforderungen und automatische Aktualisierungsanforderungen sparen Zeit, reduzieren die Fehlerquote und beschleunigen Fortschritte.

Die automatischen Aktionsanforderungen von Smartsheet werden aufgrund von einfach konfigurierbaren Regeln versendet, die Sie selbst festlegen. Sie können Benutzer veranlassen, beim Vorliegen bestimmter Bedingungen Aktualisierungen vorzunehmen, sowie Genehmigungen erforderlich machen, wenn bestimmte Änderungen an einem Blatt vorgenommen werden.

Erinnerungen, Benachrichtigungen und manuelle Aktualisierungsanforderungen sind weiterhin bei allen Smartsheet-Plänen verfügbar. Die Nutzung der automatischen Genehmigungsanforderungen und Aktualisierungsanforderungen steht jedoch nur lizenzierten Benutzern mit Business oder Enterprise-Plänen zur Verfügung.  

Alle wichtigen Aktualisierungen in Smartsheet anzeigen

In einem überquellenden Posteingang gehen wichtige aktuelle Informationen oftmals leider verloren. Aber jetzt müssen Sie sich nicht mehr auf E-Mails verlassen, um bei Smartsheet-Benachrichtigungen auf dem neusten Stand zu bleiben. Im neuen Benachrichtigungs-Center sehen Sie alle wichtigen Aktualisierungen, darunter Benachrichtigungen zu Blättern, Erinnerungen, Aktualisierungsanforderungen und Freigabeeinladungen, innerhalb von Smartsheet. Sie können sich aussuchen, ob Sie Benachrichtigungen innerhalb der App, per E-Mail oder über mobile Push-Benachrichtigungen erhalten möchten. 

Arbeiten laufen auch von unterwegs immer weiter

Die mobilen Smartsheet Apps mit völlig neuem Design stellen Ihnen die leistungsstarken Funktionen von Smartsheet auf Ihren mobilen iOS- oder Android-Geräten zur Verfügung und sind jetzt noch besser auf die Bedürfnisse von Leuten zugeschnitten, die von unterwegs arbeiten.  Ein neuer Startbildschirm und eine schlankere Navigation umfassen die Reiter Start, letzte Abrufe, Favoriten und Suche, mit denen Sie die benötigten Informationen schnell finden. Im mobilen Benachrichtigungs-Center sehen Sie alle Ihre Smartsheet-Benachrichtigungen an einem Platz und können von überall direkt auf Ihrem mobilen Gerät prompt auf Aktualisierungs- und Genehmigungsanforderungen reagieren.

Die Sights wurden für mobile Geräte ebenfalls optimiert. Sie können jetzt je nach Gerät und persönlicher Präferenz zwischen mobiler und Desktop-Ansicht hin- und herwechseln, damit Sie auch von unterwegs rasch auf die benötigten Informationen zugreifen.

Prozesse voranbringen

Jede dieser neuen Funktionen allein trägt bereits dazu bei, dass Sie mehr schaffen, aber alle zusammen ermöglichen sie Ihnen, Dinge zu automatisieren und leicht Aktualisierungen und Genehmigungen zu managen - von überall aus, auf zeitsparende Weise und mit geringer Fehlerquote, so dass Sie bei Ihrer Arbeit schneller vorankommen.  

Einige Smartsheet-Kunden setzen diese neuen Funktionen bereits in ihrem Unternehme im Rahmen unseres Early Adopter Program ein. Colliers International zum Beispiel ist ein weltweiter Dienstleister für Gewerbeimmobilien, der in 68 Ländern vertreten ist und mehr als 15.000 Mitarbeiter beschäftigt. Kristin Komassa, Associate Vice President bei Colliers International im US-Bundesstaat Wisconsin, setzt seit kurzem automatische Genehmigungsanforderungen ein, damit ihre Mitarbeiter die Genehmigungen von Änderungen an Mietverträgen besser tracken können.

Wenn Mitarbeiter an einem Vertrag Änderungen vornehmen, werden die aktualisierten Dokumente an das entsprechende Blatt angehängt und ihr Vorgesetzter erhält automatisch eine Genehmigungsanforderung in Form einer Benachrichtigung aus dem Benachrichtigungs-Center. Der Vorgesetzte kann die Anfrage prompt öffnen, prüfen und genehmigen, was das Genehmigungsverfahren beschleunigt und die Arbeit der Mitarbeiter schneller voranbringt.

“Die neuen automatischen Aktionen reduzieren die Schritte in unserem Arbeitsprozess und sparen uns Zeit ein – und Zeit ist natürlich Geld,” sagt Komassa. “Unsere Mitarbeiter können Fortschritte nachverfolgen, ohne dass sie E-Mails versenden müssen, um eine Genehmigung zu erhalten, und sie können alle erledigten Vorgänge in Blättern dokumentieren.”

Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, wie automatische Genehmigungsanforderungen und automatische Aktualisierungsanforderungen Ihrer Arbeit und Ihrem Unternehmen nutzen können. Finden Sie selbst heraus, wie Sie mit automatischen Aktionen mehr erledigen. Mehr darüber, wie auch Sie Automatisierungsanforderungen in Ihrem Unternehmen einrichten können, finden Sie in unserem Hilfe-Artikel.